BAB I
MEMAHAMI KOMUNIKASI BISNIS
Tujuan: Memberikan pemahaman komunikasi verbal dan nonverbal sehingga pembaca nantinya bisa mengetahui dan mempraktekkan cara komunikasi yang efektif. Komunikasi ini diarahkan pada komunikasi bisnis.
Dalam dunia bisnis, baik perusahaan kecil, sedang, dan besar, orang-orang yang ada dalam organisasi bisnis tidak dapat terlepas dari kegiatan komunikasi. Oleh karenanya, komunikasi merupakan faktor sangat penting bagi pencapaian tujuan suatu organisasi. Berhasil tidaknya di dalam pencapaian tujuan dari sekelompok orang sangat ditentukan oleh adanya komunikasi yang baik di antara mereka maupun mereka dengan pihak di luar organisasi mereka. Mereka dapat menggunakan berbagai media komunikasi yang ada, baik dengan media tradisional maupun media modern sebagai sarana penyampaian pesan-pesan bisnis. Konteks pemakaian media tradisional ataupun modern biasanya tergantung dari besar kecilnya perusahaan, semakin perusahaan itu besar yang tentunya memiliki urusan yang lebih kompleks maka media komunikasi modern akan lebih memperlancar pekerjaan mereka. Dalam hal ini “Komunikasi bisnis dapat diartikan adanya pertukaran ide, informasi, pesan, dan konsep yang berkaitan dengan pencapaian serangkaian tujuan komersial dan komunikasi yang terjadi dapat mencakup berbagai bentuk komunikasi baik komunikasi verbal maupun nonverbal.”
Dalam komunikasi verbal orang-orang dapat lebih mudah untuk memahami pesan dari komunikasi yang ingin disampaikan maupun yang diterima, sedangkan dalam komunikasi nonverbal orang-orang cenderung harus lebih berhati-hati dalam mengartikan pesan baik yang diterima maupun yang dikirimkan.
Dalam dunia bisnis, seorang komunikator yang baik harus memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik, disamping itu tentu saja ia juga harus mampu menggunakan berbagai macam alat atau media komunikasi (baik yang modern maupun yang kurang modern sesuai dengan situasi komunikasi yang terjadi di suatu tempat) yang ada untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain secara efektif dan efisien supaya tujuan penyampaian pesan dapat tercapai.
Untuk itu kita perlu mengenal bentuk komunikasi yang ada, pada dasarnya ada dua bentuk dasar komunikasi yang biasa digunakan dalam dunia bisnis, yaitu komunikasi verbal dan nonverbal.
A. Komunikasi Verbal
Komunikasi verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi yang biasa digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain melalui tulisan maupun lisan. Dalam dunia bisnis dapat dijumpai berbagai macam contoh komunikasi verbal, misalnya:
Membuat dan mengirim surat teguran kepada nasabah atau konsumen yang menunggak pembayarannya.
Membuat dan mengirim surat penawaran harga barang atau jasa kepada pihak lain.
Membuat dan mengirim surat pemesanan barang atau jasa kepada pihak lain.
Membuat dan mengirim surat penolakan kerja.
Membuat pengumuman yang berasal dari perusahaan ditujukan kepada karyawan maupun pihak luar.
Berdiskusi dalam suatu tim kerja dalam organisasi/perusahaan.
Melakukan negosiasi untuk kerja sama.
Melakukan wawancara kerja dengan para pelamar kerja di suatu perusahaan.
Mengadakan pelatihan manajemen kepada para manajer operasional dalam rangka memberikan motivasi kerja.
Melakukan presentasi proposal pengembangan perusahaan di hadapan tim penguji atau pemegang saham, dll.
Melalui komunikasi lisan atau tulisan diharapkan orang dapat memahami apa yang disampaikan oleh pengirim pesan dengan baik.
Komunikasi bisnis yang efektif sangat tergantung pada keterampilan seseorang dalam mengirim maupun menerima pesan. Secara umum, untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis, seseorang dapat menggunakan tulisan dan lisan, sedangkan untuk menerima pesan-pesan bisnis, seseorang dapat menggunakan pendengaran dan bacaan.
Sebenarnya dari komunikasi verbal ini ada kelebihan dan kekurangan dari masing-masing komunikasi yang melalui tulisan dan lisan. Melalui tulisan sebenarnya juga dibutuhkan ekstra keras untuk bisa menterjemahkan dari tulisan yang disampaikan maupun diterima. Kedua pihak yaitu penerima pesan dan pengirim pesan sebaiknya dapat bertemu atau bertatap muka untuk menjelaskan tulisan yang dimaksud maupun menanyakan maksud dari pesan tsb. Bila tidak dapat bertemu atau bertatap muka maka dikawatirkan perbedaan latar belakang pendidikan, budaya, dan status akan mempengaruhi dalam menginterpretasi isi tulisan tersebut yang pada akhirnya akan mempengaruhi proses komunikasi. Di satu sisi sangat menguntungkan karena dengan tulisan tersebut kekuatan pesan itu lebih dapat dipertanggung jawabkan karena ada bukti hitam di atas putih. Sedangkan bila komunikasi melalui lisan dari sisi keuntungannya bahwa pesan lebih jelas karena si pemberi pesan dan si penerima pesan bertemu secara langsung dan ekspresi dari komunikasi lisan lebih mudah ditangkap.
B. Komunikasi Nonverbal
Bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi adalah komunikasi nonverbal, sebelum manusia menggunakan kata-kata, manusia telah menggunakan gerakan-gerakan tubuh, dalam hal ini bahasa tubuh sebagai alat untuk berkomunikasi dengan orang lain. Berikut ini adalah beberapa contoh perilaku yang menunjukkan komunikasi nonverbal:
Mengerutkan dahi untuk menunjukkan seseorang sedang berpikir.
Gambar pria dan wanita yang dipasang di pintu masuk toilet untuk menunjukkan kamar sesuai dengan jenis kelaminnya.
Gambar rokok disilang untuk menunjukkan bahwa pemakai ruangan tidak diperkenankan merokok.
Berpangku tangan untuk menunjukkan seseorang sedang melamun.
Membuang muka untuk menunjukkan sikap tidak senang terhadap orang lain.
Menggelengkan kepala untuk menunjukkan sikap menolak atau keheranan.
Asbak di atas meja tamu untuk menunjukkan bahwa tamu diperbolehkan merokok.
Ruang tunggu sebuah bank disediakan tanpa tempat duduk untuk menunjukkan bahwa para nasabah akan dilayani dengan cepat tanpa harus menunggu lama, dll.
Untuk komunikasi nonverbal orang harus memiliki wawasan yang lebih luas dan harus tahu berbagai macam budaya yang ada di daerah dimana ia sedang berada karena setiap daerah mempunyai budaya yang berbeda-beda. Seperti di Indonesia kita mengenal ada budaya keraton dan budaya di luar keraton, batas budaya ataupun aturannya sangat berbeda. Budaya di dalam keraton biasanya mempunyai aturan yang sangat terinci bagi anggota keluarganya dari mulai bangun tidur sampai menuju tidur kembali. Dalam gerak tubuh, raut muka serta setiap aktivitas akan terkandung makna yang berbeda-beda; dalam menunjukkan kesenangannya terhadap sesuatu biasanya orang akan tertawa lebar-lebar tetapi untuk budaya di keraton terutama untuk kaum wanitanya tidak bisa begitu. Seorang muda berjalan di depan orang tua tidak bisa sembarangan berjalan melenggang, ia harus sedikit merunduk bahkan jika perlu harus jalan dengan berjongkok sebab bila tidak demikian ia akan dikatakan berani dengan orang tua dan masih banyak lagi contoh-contoh yang sebaiknya kita ketahui agar komunikasi kita dapat berjalan dengan lancar.
C. Proses Komunikasi
Dalam komunikasi secara utuh tentu akan melalui suatu proses dan proses harus mendapatkan suatu gambaran yang paling tidak mendekati kesamaan dari pesan yang akan disampaikan atau dengan kata lain hendaknya persepsi atas pesan itu paling tidak mendekati kesamaan, syukur-syukur bisa sama persis atas pesan itu. Di dalam proses komunikasi akan mempunyai alur yang sangat bervariasi tetapi pada dasarnya proses komunikasi terdiri atas enam tahap, yaitu:
Pengirim (komunikator) mempunyai suatu ide, maksud dari ide disini adalah gagasan dasar atau konsep dasar yang ingin disampaikan kepada pihak lain atau penerima pesan (komunikan).
Pengirim mengubah ide menjadi suatu pesan, maksudnya ide dasar itu dikemas sedemikian rupa supaya terwujud pesan yang mudah untuk diterima oleh si penerima pesan. Kemasan pesan ini hendaknya disesuaikan dengan situasi dan kondisi yang ada, misalnya pesan itu dimaksudkan untuk memberikan informasi kepada orang yang pendidikannya lebih rendah maka kemasan pesan itu harus disesuaikan dengan latar belakang pendidikannya.
Pengirim menyampaikan pesan, maksudnya pengirim menghendaki bahwa pesan itu dapat diterima sesuai dengan keinginnya maka pengirim perlu memikirkan apakah harus menggunakan media tertentu atau tidak. Misalnya lebih mengena disampaikan dengan cara tertulis ataukah lisan.
Penerima menerima pesan, maksudnya bahwa penerima pesan menangkap dari pesan yang dimaksud dari tulisan, lisan, gambar, gerak anggota tubuh ataupun bentuk yang lain.
Penerima menafsirkan, dalam proses menafsirkan ini bisa cepat namun juga bisa lambat. Jika penerima pesan ini mempunyai kesesuaian latar belakang baik pendidikan, budaya maupun mempunyai rangkaian masalah yang dihadapi itu sama dengan pengirim maka proses penafsiran akan bisa cepat namun jika berbeda semuanya maka proses ini akan lama.
Penerima memberi tanggapan dan mengirim umpan balik kepada pengirim, maksudnya setelah terjadi proses penafsiran maka penerima pesan akan memberikan umpan balik atau tanggapan atas pesan yang sudah ditafsirkan tadi. Dalam memberikan tanggapan akan ditemukan berbagai macam tanggapan, ada yang langsung menjawab dengan lisan atau tulisan namun juga dimungkin untuk menjawab dengan diam tidak berbuat apa-apa. Hal ini bisa terjadi bila si penerima pesan itu tidak setuju dengan isi pesan dan dia hanya diam dan membiarkan pesan tersebut.
Kita dalam berkomunikasi secara tidak sadar akan melalui proses di atas dan pada dasarnya jika setiap tahapan dalam proses komunikasi ini dilalui dengan baik maka komunikasi tersebut akan dapat sesuai dengan yang diharapkan. Dengan kata lain proses komunikasi juga akan mempengaruhi keberhasilan dalam berkomunikasi.
D. Komunikasi Efektif
Konteks dari komunikasi yang efektif dapat dibedakan menjadi dua, yaitu komunikasi yang efektif untuk komunikasi personal atau perseorangan serta komunikasi yang efektif untuk komunikasi massa. Pada komunikasi personal atau perseorangan, suatu komunikasi dikatakan efektif apabila komunikan mampu memahami pesan yang dikirimkan oleh komunikator. Pemahaman pesan terlepas dari setuju atau tidaknya komunikan dengan isi pesan yang dikomunikasikan. Sedangkan pada komunikasi massa, suatu komunikasi dikatakan efektif apabila mampu menjangkau komunikan dalam jumlah yang besar atau dengan kata lain pesan yang dikirim komunikator dapat diterima oleh banyak orang.
Baik komunikasi personal maupun komunikasi massa keduanya terkandung komponen komunikasi yang secara sederhana dapat meliputi komunikator (sumber, sender), pesan, saluran, komunikan (penerima, reciever), dan efek (umpan balik). Untuk melihat komunikasi itu dapat dikatakan efektif ataupun tidak tentu tidak akan bisa terlepas dari ke lima komponen tersebut. Dan, masing-masing komponen tersebut akan merupakan faktor yang sangat berpengaruh terhadap keefektifan dari komunikasi;
Komunikator
Untuk melaksanakan komunikasi efektif terdapat dua faktor penting dari komunikator, yaitu kredibilitas komunikator dan daya tarik komunikator. Kredibilitas seseorang akan menentukan tersampaikannya pesan dalam komunikasi, misalnya seorang atasan yang baik akan dengan mudah menyampaikan pesan yang berisi tentang perintah untuk mengerjakan sesuatu pekerjaan yang berkenaan dengan lembaga atau perusahaan dimana mereka bekerja. Demikian juga orang yang memiliki kharisma akan dengan mudah menyampaikan pesannya dan akan mudah mempengaruhi kepada orang-orang yang ada diajak komunikasi dan yang ada di sekelilingnya.
2. Pesan
Pesan merupakan materi atau bentuk fisik dari ide atau informasi yang disampaikan kepada komunikan. Dari pesan yang dikirimkan ini seorang komunikator menghendaki bagaimana reaksi dari komunikan dan apa umpan baliknya. Seperti sudah dikatakan di atas bahwa kemasan pesan harus disesuaikan dengan situasi dan kondisi yang ada.
3. Saluran
Yang dimaksud dengan saluran adalah sarana tempat berlalunya pesan dari pengirim dengan si penerima. Saluran tersebut adalah pendengaran, nutuk berlalunya pesan yang berupa suara, penglihatan untuk pesan yang berupa sinar, penciuman untuk berlalunya pesan yang berupa bau-bauan, rabaan untuk pesan yang berupa rangsang rabaan, dan sebagainya.
4. Komunikan
Komunikan adalah yang menganalisis dan menginterpretasikan isi pesan yang diterimanya.
Komunikan sebagai makhluk sosial, maka komunikan akan bersosialisasi dengan lingkungannya, dengan demikian ia akan menerima pengaruh dari lingkungan dan sekaligus memberi pengaruh kepada lingkungan. Dengan demikian komunikator harus memperhatikan faktor ini, jangan sampai komunikan dianggap sebagai makhluk yang tidak bersosialisasi, sehingga ia tidak terpengaruh dan mempengaruhi manusia lainnya.
5. Efek (umpan balik)
Dampak atau akibat dari pesan yang diperkirakan akan terjadi dan menimbulkan efek atau pengaruh tertentu (opini, persepsi dan citra) dari komunikan.
Unsur-unsur komunikasi tersebut saling berkaitan karena sebagai komunikator dapat menyampaikan berita (dapat berupa perintah, saran, usul, dan lain sebagainya) melalui media atau sarana kepada komunikan harus jelas sehingga terjadi umpan balik atau respom dari komunikan.
Komunikasi dikatakan berhasil bila tafsiran komunikan (penerima) tersebut dapat menerima maksud si komunikator (pengirim). Bila tidak sesuai maka disebut salah komunikasi.
Dari uraian di atas dapat digambarkan bagaimana proses terjadinya komunikasi baik itu secara perorangan maupun massa.
PROSES KOMUNIKASI
Tahap 2 Tahap 3
Pengirim mengubah Pengirim
ide menjadi pesan mengirim pesan
Tahap 1 Tahap 4
Pengirim Penerima
mempunyai gagasan menerima pesan
Tahap 6 Tahap 5
Penerima mengirim Penerima
ide pesan/umpan balik menafsirkan pesan
Gambar 1. Proses Komunikasi
Kata-kata Kunci:
- Komunikasi Bisnis
- Komunikasi
- Bisnis
- Komunikasi Efektif
- Komunikasi Verbal
- Komunikasi Nonverbal
- Komunikasi Personal
- Komunikasi Massa
- Pengirim Pesan, Komunikator (Sender)
- Penerima Pesan, Komunikan (Receiver)
- Pesan
- Umpan Balik
- Komersial
Ringkasan:
Komunikasi bisnis merupakan kegiatan yang cukup rumit karena di dalamnya terkandung unsur komunikasi dan unsur bisnis. Keduanya tidak dapat dipisahkan apalagi dibuat urutan prioritasnya yang mana yang lebih penting. Keduanya saling mengisi dan akan memberi arti yang sangat penting dalam prosesnya karena jika kita baik dalam berkomunikasi namun unsur bisnis diabaikan maka bisnis itu tidak akan berhasil, sebaliknya jika kita sangat memperhatikan unsur bisnisnya sementara unsur komunikasinya diabaikan maka bisnis itu tidak akan berjalan dengan lancar. Maka para pelaku bisnis hendaknya tetap memperhatikan keduanya karena keduanya akan membawa sukses besar dalam berbisnis dan inilah tujuan utama kita.
Kemasan bisnis penuh dengan nuansa perhitungan untung dan rugi sementara komunikasi kurang memperhitungkan untung dan rugi namun peran komunikasi sangat penting dalam bisnis terutama di era modern sekarang ini. Bisnis membutuhkan informasi secara cepat, dengan memahami komunikasi secara efektif maka informasi itu akan sampai di hadapan kita secara cepat. Komunikasi verbal maupun non verbal mempunyai peran yang sama pentingnya dan pemahaman budaya pelaku komunikasi bisnis akan memberikan kemudahan cepatnya proses komunikasi.
Pertanyaan:
1. Jelaskan yang apa dimaksud dengan komunikasi bisnis! Lebih penting yang mana, komunikasi ataukah bisnis?
2. Ada berapa macam komunikasi, jelaskan dan berilah contoh masing-masing dari macam komunikasi tersebut?!
3. Jelaskan yang dimaksud dengan komunikasi efektif!
4. Sebutkan unsur-unsur dari komunikasi?
5. Bagaimanakah proses dari sebuah komunikasi?
6. Menurut anda, hal-hal apa saja yang dibutuhkan dalam komunikasi bisnis baik dari penyampai pesan maupun penerima pesan?
7. Budaya mempunyai peran yang penting dalam komunikasi bisnis, jelaskan maksudnya dan berilah contohnya!
8. Menurut pengamatan, ada beberapa orang yang berpendapat bahwa lebih menyenangkan berbelanja di pasar tardisional dibandingkan dengan berbelanja di pusat perbelanjaan yang modern misalnya di mall, super market. Bagaimana pendapat anda akan hal ini?
9. Menurut anda bagaimana mengatasi kesulitan dalam komunikasi bila penerima pesan sulit diajak berkomunikasi terutama dalam suatu perusahaan?
10. Bagaimanakah berkomunikasi secara efektif dengan orang yang berjumlah banyak atau massa?
Tugas:
1. Amatilah orang-orang di sekeliling anda terutama yang asalnya dari daerah lain, bisa dari satu kota, lain kota, lain daerah, lain pulau, bahkan bisa yang lain negara. Cobalah mengajak mereka untuk berkomunikasi tentang apa saja , setelah itu anda renungkan dari sekian banyak orang-orang yang anda ajak berkomunikasi anda buat daftar dari yang paling mudah untuk diajak komunikasi sampai orang yang paling sulit diajak berkomunikasi. Dari masing-masing orang tersebut anda beri komentar berupa alasan mengapa mereka mudah dan sulit untuk diajak berkomunikasi.
2. Kunjungilah beberapa toko dan penjual di sekitar anda dari yang berjualan dengan skala kecil sampai ke toko-toko yang besar. Ajaklah mereka berkomunikasi berkisar dagangan atau produk yang dijualnya. Amatilah bagaimana mereka menjelaskan semua itu. Setelah itu anda buat daftar dengan kriteria mana orang yang lebih jelas menjelaskan semuanya sampai orang yang paling tidak jelas dalam menyampaikan semuanya dan buatlah alasannya mengapa semuanya itu. Di samping itu mana yang lebih menarik menurut anda diantaranya semuanya dan berilah alasannya dari masing-masing orang tersebut.
Diskusi:
Untuk bahan diskusi perhatikan kasus berikut ini. Dalam tayangan televisi akhir-akhir ini ada acara yang temanya ingin menolong para pelaku bisnis kecil-kecilan, misalnya tukang koran, penjual bensin eceran, dll. Jika kita memperhatikan tayangan itu ada seorang ibu yang sedang menjual bensin dengan tekun menunggui barang dagangannya demi membiayai anak-anaknya sekolah. Dan, pada suatu saat ada seorang pemuda yang menuntun kendaraan menuju ke tempat ibu itu. Pemuda tersebut berbincang-bincang sejenak untuk mengemukakan maksudnya yang pada intinya mau minta bensin untuk mengisi sepeda motornya yang kehabisan bensin di jalan tapi secara cuma-cuma karena dia tidak punya uang sedikitpun. Kemudian si penjual bensin itu dengan sukarela dan penuh pelayanan memberikan satu liter bensin dan menuangkan ke tangki sepeda motor pemuda itu. Dengan ucapan terima kasih kepada ibu pemilik kios bensin pemuda itu lalu menghidupkan motornya lalu pergi.
1. Dari kejadian di atas coba diskusikan mengapa ibu tersebut dengan suka rela memberikan barang dagangannya sementara dia sendiri orang yang berkekurangan dan tidak mempunyai sepeda motor.
2. Diskusikan juga jika dari kejadian tersebut dipandang dari sisi komunikasi bisnis bagaimana, apakah komunikasi bisnis ini dapat dikatakan berhasil.
BAB II
KOMUNIKASI DALAM BISNIS
Tujuan: Memberikan pemahaman komunikasi. Dalam dunia bisnis yang di dalamnya terkandung komponen-komponen komunikasi bisnis serta pengelolaan terhadap komunikasi bisnis.
Dalam bab ini akan kita bahas mengenai komunikasi dalam bisnis, baik itu bisnis yang berorientasi pada profit maupun non profit. Pada dasarnya kedua bidang ini memiliki karakter yang hampir sama namun pada prakteknya keduanya dibedakan pada tujuan masing-masing sehingga dalam proses komunikasinya pun keduanya mempunyai karakter yang berbeda. Untuk pelaksanaan komunikasi bisnis yang berorientasi pada profit akan lebih cepat geraknya dibandingkan dengan yang non profit karena segalanya akan diperhitungkan seberapa besar pemasukan yang diperoleh dari proses itu. Semakin proses komunikasi cepat maka keuntungan yang dikejar pun menjadi semakin besar.
Pada bab ini tidak akan membahas bagaimana kecepatan komunikasi dalam bisnis namun kita akan membahas bagaimana pelaksanaan komunikasi dalam bisnis dengan melihat karakter, fungsi, jaringan, dan lain-lain yang akan memudahkan kita untuk melaksanakan komunikasi tersebut.
A. Organisasi
Dalam kehidupan bersama manusia akan terlibat dalam arus komunikasi dan pada kenyataannya baik di dalam lingkaran keluarga atau lingkaran yang lebih besar lagi, komunikasi sangat mempengaruhi hubungan mereka. Hubungan ini akan mempengaruhi perilaku setiap individu ataupun kelompok, misalnya mereka menjadi anggota organisasi tertentu, organisasi yang bergerak dalam bidang pekerjaan tertentu ataupun organisasi sosial, dll. Jika organisasi kerja itu sangat tertutup dalam berkomunikasi, ada banyak batas-batas yang harus dilalui dalam komunikasi maka perilaku orang di dalam organisasi itupun menjadi tertutup juga.
Seperti diketahui dalam suatu organisasi biasanya terdiri dari beberapa kelompok orang sebagai satuan kerja ataupun kelompok orang yang secara kebetulan mempunyai pandangan dan keinginan yang sama maka seorang pelaku bisnis harus mampu berkomunikasi dengan kelompok-kelompok yang ada dalam organisasi maupun kelompok yang ada di luar organisasi. Kelompok-kelompok ini jika dapat kita perdayakan maka justru akan memberikan kemudahan dalam proses pencapaian tujuan dari suatu perusahaan. Banyak orang beranggapan bahwa kelompok yang memiliki kesamaan pandangan dan keinginan akan mengganggu proses pencapaian suatu tujuan, hal ini tidaklah betul, mungkin hanya ketidak mampuan dalam mendekati mereka saja. Karena secara psikologis jika sudah berkumpul, mereka mempunyai kemampuan atau energi yang besar dalam menggerakkan keinginan mereka dengan demikian proses pencapaian tujuan akan lebih cepat terwujud.
B. Karakteristik Organisasi
Untuk dapat memahami suatu organisasi dengan baik maka perlu memahami bagaimana karakteristik atau ciri-ciri dari suatu organisasi. Secara umum organisasi mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:
1. Ada pembagian tugas dan tanggung jawab
Pembagian tugas dan tanggung jawab ini dimaksudkan untuk mempermudah pencapaian tujuan.
2. Adanya pusat kekuasaan
Kekuasaan dapat dipegang oleh atasan sebagai pusat kekuasaan. Kekuasaaan tersebut akan dibagikan kepada bawahan. Pusat kekuasaan akan menentukan pengawasan dan kepemimpinan. Bagi individu yang memegang kekuasaan, maka pada dirinya akan terdapat peran sebagai pengawas dan pemimpin.
3. Adanya substitusi sumberdaya manusia
Substitusi SDM berkaitan dengan adanya orang yang meninggalkan organisasi karena pensiun, keluar atau meninggal dunia, dan adanya orang yang memasuki organisasi. Substitusi ini juga menyangkut proses mutasi dan promosi dalam organisasi.
4. Ada ketergantungan antar anggota organisasi
Sebagai suatu sistem, organisasi akan terdiri dari subsistem-subsistem yang saling berhubungan. Hubungan ini akan menimbulkan saling ketergantungan dalam aktivitas organisasi.
5. Adanya koordinasi antar komponen
Untuk dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan, maka masing-masing bagian harus dikoordinasi sehingga semuanya berjalan ke arah pencapaian tujuan. Koordinasi dapat dilakukan secara lisan, tertulis telpon atau simbol-simbol lain.
6. Adanya interaksi yang berulang-ulang
Interaksi yang berulang-ulang berkaitan dengan kontinuitas dan permanennya organisasi. Apabila interaksi di antara anggota organisasi hanya terjadi sekali dan kemudian tidak mengadakan interaksi lagi, maka organisasi dikatakan macet, sedangkan apabila anggota organisasi tidak terikat lagi dalam organisasi, dikatakan organisasi tersebut bubar.
C. Fungsi Komunikasi dalam Organisasi
Seperti dikatakan di atas di dalam organisasi komunikasi sangatlah penting karena pada dasarnya komunikasi dalam organisasi mempunyai fungsi sbb:
1. Informatif
Dalam kegiatannya, baik karyawan maupun manajer membutuhkan banyak sekali informasi agar dapat menyelesaikan tugas-tugasnya secara efisien. Informasi yang dibutuhkan mengenai hal-hal yang berhubungan dengan pekerjaan, tujuan yang harus dicapai, aturan yang berlaku, standart kerja, dll.
2. Pengendali
Komunikasi juga berfungsi sebagai pengendali dan pengatur perusahaan. Komunikasi yang berfungsi sebagai pengendali ini bentuknya berupa perintah dan laporan.
3. Persuasif
Fungsi persuasif pada umumnya tercermin dalam interaksi antar karyawan, dimana seseorang berupaya agar orang yang diajak berkomunikasi menerima ide, jalan pikiran, dan penugasan dari pimpinan.
D. Jaringan Komunikasi
Arus informasi perlu diatur supaya penyampaian informasi dapat efektif untuk itu harus ditentukan adanya jaringan komunikasi yang berkaitan dengan bagaimana perusahaan menyampaikan informasinya baik di dalam perusahaan maupun ke luar perusahaan. Adapun jaringan tersebut dapat melalui:
1. Saluran Formal
Saluran formal merupakan aliran informasi yang mengikuti rantai komando dalam struktur organisasi. Dengan demikian saluran formal ini dapat dilihat melalui bagan atau struktur organisasi yang ada dalam perusahaan. Suatu struktur organisasi akan menggambarkan hubungan hirarki diantara bagian-bagian atau devisi-devisi yang ada dalam perusahaan, komunikasi dapat terjadi secara vertikal dari bawahan kepada atasan, dan dapat terjadi secara horisontal diantara mereka yang mempunyai tingkatan atau posisi yang sama.
2. Saluran Informal
Saluran informal akan mengalirkan informasi tidak mengikuti struktur organisasi yang ada. Setiap organisasi akan mempunyai saluran komunikasi informal yang akan melengkapi saluran formal. Komunikasi yang menggunakan saluran informal pada umumnya terjadi karena adanya hubungan antar individu. Dalam komunikasi informal, orang-orang yang terlibat di dalamnya biasanya lebih santai dan bebas mengekspresikan apa yang ingin dikomunikasikan.
Dalam kehidupan bisnis, perusahaan tidak terlepas dari hubungan dengan pihak internal perusahaan maupun pihak eksternal. Karena adanya hubungan ini, maka kehidupan perusahaan akan tergantung dari bagaimana komunikasi yang terjadi baik komunikasi yang bersifat internal maupun eksternal. Komunikasi tidak dapat diabaikan, dan tidak ada ketentuan bahwa yang satu lebih penting dari yang lain.
1. Komunikasi Internal
Komunikasi internal adalah komunikasi yang terjadi di dalam suatu organisasi atau perusahaan. Dengan demikian komunikasi ini akan mencakup aliran informasi diantara karyawan yang ada dalam perusahaan. Aliran komunikasi internal dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu: aliran ke bawah, aliran ke atas dan aliran mendatar atau ke samping.
a. Komunikasi aliran ke bawah merupakan aliran komunikasi dari pimpinan ke bawahan. Aliran komunikasi dari atas ke bawah tersebut umumnya terkait dengan tanggung jawab dan kewenangannya dalam suatu organisasi. Seorang pimpinan yang menggunakan aliran komunikasi ke bawah biasanya merupakan penyampian informasi yang memiliki tujuan untuk mengarahkan, mengkoordinasikan, memotivasi, pelatihan kerja, evaluasi, perintah, dan mengendalikan berbagai kegiatan yang ada di level bawah.
Oleh karena berbentuk pengarahan perintah, instruksi maupun prosedur untuk dijalankan para bawahannya maka penyampaiannya harus sederhana, tidak bertele-tele, dan mudah dipahami.
Komunikasi ke bawah dapat berbentuk lisan maupun tulisan. Komunikasi secara lisan dapat berupa percakapan biasa, wawancara formal antara pimpinan dengan karyawan. Di samping itu komunikasi dari atas ke bawah dapat berbentuk tulisan seperti memo, manual pelatihan, kotak informasi, majalah, papan pengumuman maupun buku pedoman kerja karyawan.
Menurut Katz dan Kahn dalam Haryani, 2001, komunikasi ke bawah mempunyai tujuan pokok sebagai berikut,
1) untuk memberikan pengarahan atau instruksi kerja tertentu
2) untuk memberikan informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan
3) untuk memberikan informasi tentang prosedur dan praktik organisasional
4) untuk memberikan umpan balik pelaksanaan kerja kepada para karyawan
5) untuk menyajikan informasi mengenai aspek ideologi dalam membantu organisasi menanamkan pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai
b. Komunikasi aliran ke atas
Dalam struktur organisasi komunikasi ke atas merupakan kebalikan dari komunikasi ke bawah yaitu bawahan menyampaikan informasi kepada atasan. Bentuk informasi yang disampaikan dapat berupa laporan, pengaduan, dan pengajuan usul. Untuk memecahkan masalah-masalah yang terjadi di dalam suatu organisasi dan untuk pengambilan keputusan secara tepat dan cepat sudah sepantasnya bila pimpinan memperhatikan usulan-usulan yang berasal dari bawah. Untuk mencapai keberhasilan komunikasi ke atas yaitu dengan meningkatkan kepercayaan kepada para bawahannya.
Salah satu kelemahan komunikasi ke atas adalah adanya penciutan atau distorsi dimana tidak semua informasi yang terjadi di bawah disampaikan kepada atasannya. Kemungkinan bawahan hanya menyampaikan informasi yang baik-baik saja, sedangkan informasi yang agaknya mempunyai kesan segatif atau tidak disenangi oleh pimpinan cenderung disimpan dan tidak disampaikan.
c. Komunikasi ke samping
Komunikasi ke samping sering disebut juga dengan komunikasi horisontal adalah komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar/ sederajad dalam suatu organisasi
Tujuan komunikasi ke samping antara lain untuk melakukan persuasi, mempengaruhi dan memberikan informasi kepada bagian atau departemen yang memiliki tingkat hirarki yang sama atau sejajar.
Komunikasi ke samping mampu meningkatkan koordinasi antar bagian, meningkatkan nilai-nilai yang dianut karyawan, meningkatkan kekompakan karyawan, dan selanjutnya akan meningkatkan kinerja perusahaan atau lembaga secara umum.
2. Komunikasi Eksternal
Komunikasi yang terjadi antara pihak perusahaan dengan pihak luar perusahaan. Komunikasi ini akan menghubungkan perusahaan dengan lingkungannya, seperti konsumen, pengecer, pesaing, pemerintah, dan masyarakat umum.
Jaringan Komunikasi
Direktur
Umum
Direktur Direktur Direktur
Keuangan Pemasaran Produksi
Bagian Bagian Bagian Bagian Bagian Bagian
Akuntansi Keuangan Penjualan Promosi Pabrik Penelitian
Keterangan: Komunikasi dari atas ke bawah
Komunikasi dari bawah ke atas
Komunikasi horisontal
Gambar 2: Jaringan Komunikasi
E. Komunikasi dalam Bisnis
Selain dilihat dari sudut pandang komuniksi internal dan eksternal, dalam bisnis juga dapat dipandang apakah komunikasi dilakukan secara verbal atau non verbal. Kebanyakan perilaku dalam dunia bisnis komunikasinya bersifat resmi maka dalam hal ini yang ditekankan adalah komunikasi verbal saja namun demikian dalam prakteknya komunikasi non verbal juga perlu untuk dipahami.
Dalam dunia bisnis, pelaku komunikasi dapat dilakukan oleh tenaga penjual, penerima telpon, atau dengan menggunakan surat-surat resmi yang dibuat perusahaan.
Komunikasi bisnis baik secara lisan maupun tertulis mempunyai beberapa karakter sbb:
1. Pesan yang terkandung dalam komunikasi bisnis disusun untuk audience atau penerima yang membutuhkan informasi. Oleh karena itu pesan bisnis harus disusun menurut siapa yang akan menerima pesan dan informasi yang seperti apa yang dibutuhkan.
2. Pesan bisnis disusun dengan mempertimbangkan batasan waktu dan biaya. Ada pesan bisnis yang harus segera diterima dan ada yang tidak harus segera diterima. Untuk pertimbangan biaya, biasanya dikaitkan dengan tingkat kepentingan informasi tersebut atau segera tidaknya informasi harus diterima.
3. Pesan bisnis biasanya disusun untuk lebih dari satu tujuan, contohnya dalam menolak permintaan dari konsumen, pesan harus disusun dengan tetap menjaga hubungan baik dengan konsumen. Sehingga waktu yang akan datang masih ada kemungkinan untuk bertransaksi dengan konsumen itu lagi.
4. Pesan bisnis harus memperhatikan pengaruhnya terhadap audience, sehingga dalam komunikasi bisnis harus memperhatikan kata dalam informasi yang dikirim.
Dalam kehidupan bisnis saat ini, informasi yang harus disediakan dan informasi yang dibutuhkan perusahaan sangat banyak karena semakin banyaknya pesaing dalam bisnis maka informasi itupun harus cepat didapat dan disampaikan kepada yang berkepentingan.
F. Cara Mengelola Komunikasi
Seperti dikatakan di atas bahwa informasi memegang peran yang sangat penting maka pelaku bisnis diminta untuk memperhatikan cara pengelolaan komunikasi, adapun cara pengelolaan itu perlu memperhatikan dua hal:
1. Bagaimana menangani pesan-pesan yang bersifat rutin.
2. Bagaimana menangani krisis komunikasi.
1. Penanganan Pesan-pesan Rutin
Semua perusahaan memusatkan perhatiannya pada bagaimana memaksimalkan manfaat dari kegiatan komunikasi dengan biaya tertentu. Untuk dapat memaksimalkan manfaat dan meminimkan biaya, perusahaan perlu memperhatikan berbagai hal seperti berikut:
a. Mengurangi jumlah pesan, dalam hal ini pesan sebaiknya jangan terlalu banyak jumlahnya supaya si penerima pesan tidak terjadi kebingungan terhadap pesan-pesan yang diberikan karena bisa saja si penerima pesan akan menginterpresikan pesan yang berbeda dengan kita; kita menganggap pesan tertentu lebih penting sementara si penrima pesan menganggap yang kita maksud tidak terlalu penting.
b. Instruksi yang jelas, maksudnya dalam pemberian pesan tidak perlu dijelaskan dengan kalimat-kalimat yang terlalu panjang dalam arti singkat, padat, bahasanya lugas namun tidak mengabaikan esensi dari pesan instruksi itu sendiri.
c. Mendelegasikan tanggung jawab, dalam hal ini kita tidak mungkin untuk menangani sendiri semua pekerjaan dalam organisasi kita secara sendirian. Kita butuh kepanjangan tangan untuk mencapai suatu tujuan organisasi dan perlu diingat meski kita tahu segalanya namun keahlian seseorang mungkin akan melebihi kita untuk itu kita bisa mempercayakan pekerjaan tertentu pada orang tertentu. Sebaiknya dalam pendelegasian tanggung jawab ini kita carikan orang yang tepat atau dengan istilah The right man on the right place.
d. Melatih petugas, hal ini masih ada kaitannya dengan poin di atas yaitu bahwa untuk memenuhi kriteria orang yang sesuai kita perlu melatih mereka baik melalui pendidikan formal, non formal ataupun pelatihan-pelatihan yang dapat memperluas wawasan sehingga dapat mendukung pekerjaan di dalam organisasi kita.
2. Penanganan Krisis Komunikasi
Dalam proses komunikasi di suatu perusahaan atau organisasi terkadang terjadi krisis komunikasi, maksudnya bahwa ada suatu keadaan dimana pihak internal mengalami gangguan komunikasi; dalam hal ini bisa saja dalam bentuk fitnah atau bentuk yang lain yang pada akhirnya bila tidak segera ditangani akan mengganggu citra atau nama baik perusahaan atau organisasi tersebut. Dibutuhkan kehati-hatian, kesabaran dan kebijaksanaan dalam menangani krisis komunikasi karena bisa saja kita salah mengambil keputusan maka yang terjadi adalah kekacauan perusahaan atau organisasi dan akan berdampak pada banyak orang.
Beberapa hal yang dapat dilakukan dalam penanganan krisis komunikasi:
a. Siapkan tim yang terampil/cekatan dalam menangani krisis, tim ini bisa mencari fakta-fakta yang menyebabkan krisis komunikasi sebaik mungkin, jangan sampai memperkeruh suasana (diusahakan mengail ikan di air keruh dan mendapatkan ikan tersebut). Jadi kita mencari fakta-fakta tersebut jangan sampai menyinggung, menekan ataupun yang lebih parah mengancam seseorang maupun kelompok yang dianggap membuat permasalahan tersebut.
b. Usahakan pimpinan segera bertindak pada saat krisis terjadi, hal ini diperlukan dimana keadaan benar-benar tidak dapat diatasi oleh tim tadi. Terkadang situasi yang tidak menentu membuat choas dalam perusahaan atau organisasi maka ketegasan dan kewibawaan seorang pimpinan sangat dibutuhkan dalam mengambil keputusan ataupun mengatasi keadaan tersebut.
c. Ciptakan sebuah pusat informasi sebagai representasi perusahaan yang dilengkapi dengan berbagai peralatan elektronik komunikasi. Keadaan yang serba tidak pasti bisa terjadi karena informasi yang diterima oleh pihak-pihak tertentu tidak akurat maka perusahaan atau organisasi perlu membentuk pusat informasi yang bisa dipercaya tanpa harus berpihak pada suatu kelompok tertentu karena hal itu akan memperparah keadaan.
d. Ceritakan suatu kejadian secara menyeluruh, terbuka, dan jujur. Jika memang ada yang salah segera minta maaf. Sikap ini nampaknya sangat dibutuhkan oleh pihak-pihak yang berkepentingan karena jika tidak ada hal-hal di atas maka krisis itu akan berkepanjangan dan berakibat pada kehancuran.
e. Tunjukkan keseriusan perusahaan, bukan saja melalui pernyataan tetapi juga melalui tindakan nyata. Banyak kasus dalam penyelesaiannya hanya diberi janji-janji tanpa ada realisasi, ada juga kecenderungan penyelesaian masalah diulur-ulur dengan harapan mereka akan lupa dengan masalah yang terjadi, jika hal ini terjadi berulang-ulang maka yang terjadi seperti gunung es di lautan dimana nampaknya tidak ada masalah namun kenyataannya ada masalah yang sangat berat dan sewaktu-waktu dapat meletus.
G. Hambatan Komunikasi dalam Organisasi
Komunikasi yang terjadi dalam organisasi atau perusahaan bisa saja terjadi tidak sesuai dengan apa yang diharapkan, hal ini bisa terjadi apabila ada hambatan-hambatan. Hambatan-hambatan ini sebaiknya segera disingkirkan supaya komunikasi menjadi lancar kembali. Hambatan yang menyebabkan komunikasi tidak efektif dibedakan menjadi dua, yaitu hambatan dalam komunikasi antarpribadi dan hambatan dalam komunikasi organisasi.
1. Hambatan Komunikasi antarpribadi
Komunikasi antarpribadi merupakan komunikasi antara seorang individu dengan individu lain, dimana masing-masing dapat bertindak sebagai sumber maupun penerima pesan. Penyebab hambatan komunikasi antarpribadi antara lain:
a. Perbedaan persepsi, hal ini dapat terjadi bila pesan yang dikirimkan tidak jelas maksudnya atau tidak tegas perintahnya namun bisa juga pemberi pesan tidak dapat menyampaikan pesan dengan baik, sebaliknya bila pemberi pesan itu menyampaikan pesan dengan baik namun penerima pesan tidak dapat menerima pesan dengan baik maka persepsi dapat berlainan.
b. Kesalahan penyerapan pesan, hal ini dapat terjadi bila dalam pembuatan pesan tidak dibuat dengan baik. Orang cenderung lebih mudah menerima pesan yang dibuat poin atau bernomor karena mudah diingat dari pada dengan kalimat-kalimat yang berderet panjang.
c. Perbedaan bahasa, hal ini dapat terjadi bila si pengirim pesan maupun penerima pesan memiliki bahasa yang berbeda sementara pesan disampaikan dengan bahasa si pengirim pesan. Kita dapat memakhlumi bagaimana ketangguhan bahasa sebagai alat komunikasi yang sangat penting bagi penggunanya, bagaimanapun juga orang yang dapat menguasai bahasa ibu dengan baik akan dapat memaknai pesan itu dengan baik pula.
d. Kurang perhatian, hal ini dapat terjadi bila kemasan pesan tidak menarik, penyampai pesan tidak secara bersungguh-sungguh penyampaikan pesan ataupun penerima pesan tidak berminat dengan pesan yang disampaikan atau penyampai pesan tersebut. Maksudnya kemasan pesan dapat dibuat menarik dengan pilihan kata yang tepat ataupun bila membutuhkan alat peraga hendaknya alat peraga itu benar-benar dapat menarik. Sedangkan penyampai pesan hendaknya juga dapat membaca situasi dimana akan terjadinya komunikasi yang dimaksud dengan harapan bisa menggunakan cara apa yang lebih tepat dalam penyampaian komunikasi tersebut, apakah harus dengan serius atau dengan guyon, apakah harus disampaikan sendiri atau harus minta tolong orang lain.
e. Perbedaan kondisi emosional. Pada suatu saat emosi dapat berubah, misalnya ada tekanan, yang terjadi orang menjadi cenderung takut dan bila ini terjadi maka persepsi atas pesan itu akan bisa lain karena orang akan takut melakukan ataupun melangkah, perasaan menjadi tidak nyaman untuk bekerja. Begitu pula bila penyampai pesan menyampaikan pesan dengan marah-marah maka pesan itu menjadi tidak jelas.
f. Perbedaan latar belakang pendidikan. Untuk perbedaan ini hampir di setiap perusahaan atau organisasi terjadi, seorang yang berpendidikan baik dan mempunyai pengalaman yang baik biasanya akan lebih mudah diajak berkomunikasi dan pada akhirnya bila mudah untuk diajak berkomunikasi maka ia akan dapat mengerjakan pekerjaan yang lebih banyak.
g. Perbedaan sosial budaya. Perbedaan ini akan lebih banyak bila perusahaan atau lembaga ini anggotanya terdiri dari berbagai lingkungan masyarakat yang majemuk misalnya dari berbagai jenis suku bangsa atau bahkan berasal dari kewarganegaraan yang berbeda-beda. Setiap lingkungan sosial budaya mempunyai aturan dan kesepakatan yang berbeda-beda, sebagai contoh orang-orang Jawa tidak mudah untuk mengatakan “tidak” bila berhadapan langsung dengan orang yang bersangkutan dalm konteks tidak setuju. Ketidak terus terangan ini akan menyulitkan pihak lain yang bukan berasal dari lingkungan Jawa untuk memaknai pesan yang disampaikan sehingga komunikasi akan mengalami hambatan dan tidak sesuai dengan yang diinginkan.
h. Organ tubuh yang mengalami kerusakan. Maksud dari pernyataan ini lebih kelihatan dalam konteks organ panca indera. Bila yang mengajak berkomunikasi mempunyai organ panca indera yang lengkap dan baik sementara yang diajak berkomunikasi organ panca inderanya kurang lengkap dan tidak baik atau sebaliknya maka komunikasi itu juga akan mengalami banyak hambatan dan pesan tidak akan tersampai dengan baik.
2. Hambatan Komunikasi Organisasi
Komunikasi organisasi yaitu komunikasi yang terjadi dalam lingkungan organisasi. Hal-hal yang menyebabkan komunikasi dalam organisasi tidak efektif yaitu:
a. Kelebihan informasi yang disampaikan, sebaiknya dalam menyampaikan informasi ditata dengan baik dan bila menghendaki lebih dari satu informasi dapat menggunakan poin-poin atau dibuat bernomor karena dengan dibuatnya seperti ini akan memudahkan dalam mengingat. Dan, tidak semua informasi harus disampaikan, kita dapat memilih mana yang harus disampaikan dan mana yang tidak mesti disampaikan.
b. Tingkat kerumitan pesan, penataan atau sistematisasi pesan dapat dibuat supaya mudah dipahami. Dan, sebaiknya pesan dibuat sederhana formatnya. Untuk pesan yang berupa proses sebaiknya ditulis urutannya dari awal sampai akhir atau dari yang utama sampai kepada yang kurang utama.
c. Perbedaan status, adanya hal ini akan seringkali mengakibatkan terhambatnya komunikasi maka sebaiknya kita selalu dapat membawakan diri; ‘dimana bumi dipijak di situ langit dijunjung’ yang berarti bahwa jika di suatu lingkungan orang-orang tua maka kita hendaknya menyesuaikan kebiasaan orang-orang tua di situ atau jika sedang berbicara dengan karyawan yang bergolongan lebih rendah hendaknya kita juga merendah. Dengan cara ini orang-orang yang kita ajak berkomunikasi akan hormat dan menghargai kita.
d. Kurang kepercayaan, dalam hal ini bila si penyampai informasi tidak dapat dipercaya maka informasi itu tidak akan tersampai dengan semestinya. Misalnya bisa seorang bawahan menyampaikan pesan perusahaan yang sangat penting yang sebenarnya hak menyampaikan pesan itu adalah pimpinan sendiri maka orang cenderung tidak percaya kepada si penyampai pesan itu.
e. Kesalahan pemilihan media, hal ini bisa terjadi bila kita tidak tahu pesan itu harus dikirimkan kemana dan kepada siapa. Jika kita masih ragu-ragu terhadap pesan itu sendiri sebaiknya pesan itu tidak perlu dikirimkan terlebih dahulu, menunggu sampai ada kejelasannya. Maksud dari pemilihan media ini sebenarnya adalah mepercepat proses komunikasi.
f. Iklim komunikasi tertutup, bila keadaan perusahaan atau organisasi membuat sistem komunikasi yang tertutup maka pelaku komunikasi akan banyak mengalami hambatan dalam berkomunikasi. Baik komunikan maupun komunikator tidak bisa menerima informasi dengan semestinya, ada hal-hal yang disembunyikan sehingga informasi yang disampaikan tidak akurat lagi, disamping itu kelancaran komunikasi tidak seperti yang diharapkan. Hal ini sangat fatal bila interpretasi atas informasi itu sangat berbeda atau bahkan berlawanan.
g. Halangan yang bersifat fisik, untuk hal ini sebaiknya sudah diantisipasi terlebih dahulu pada saat penerimaan pegawai. Jika hendak menerima pegawai yang mempunyai kekurangan fisik sebaiknya sudah ada solusi terlebih dahulu dalam hal komunikasi di antara mereka, dengan demikian proses komunikasi tidak terhambat.
h. Ruang. Dalam suatu organisasi atau perusahaan yang besar dimungkinkan mempunyai ruang yang banyak dan berjauhan antar satu ruang dengan ruang yang lainnya maka supaya diantisipasi sistem komunikasi yang efektif supaya di antara karyawan yang diharapkan saling berkaitan pekerjaannya supaya ada alat komunikasi atau sistem komunikasi yang efektif, misalnya disediakan pengeras suara, interkom, handy talky (HT), telpon, dll. Dengan sistem komunikasi yang lain supaya saling ketemu langsung bisa dilakukan dengan misalnya makan siang bersama di suatu ruangaan, apel pagi bersama, apel siang bersama, dll.
Semua hambatan di atas baik hambatan komunikasi antarpribadi maupun organisasi dapat diminimalkan dengan syarat setiap pelaku komunikasi menyadari bahwa komunikasi bisnis sangatlah penting dalam kehidupan mereka, jadi semua pelaku komunikasi akan mendapatkan manfaat dan keuntungan dari adanya komunikasi yang berlangsung.
Kata-kata Kunci:
- Komunikasi dalam Bisnis
- Profit
- Nonprofit
- Pusat kekuasaan
- Saluran Komunikasi
- Informatif
- Pengendali
- Persuasif
- Saluran Formal
- Saluran Informal
- Komunikasi Internal
- Komunikasi Eksternal
- Pesan Bisnis
- Krisis Komunikasi
- Hambatan Komunikasi
- Penyerapan Pesan
- Komunikasi Pribadi (Personal)
- Komunikasi Massa
- Media Komunikasi
- Iklim Komunikasi
- Komunikasi Tertutup
- Komunikasi Terbuka
Ringkasan:
Komunikasi dalam bisnis merupakan hal yang sangat penting yang harus diperhatikan oleh setiap pelaku bisnis. Komunikasi tersebut perlu dibedakan ke dalam dua hal, yaitu komunikasi internal dan eksternal dalam suatu perusahaan atau organisasi. Kecepatan komunikasi baik secara internal maupun eksternal akan mempengaruhi kemajuan perusahaan tersebut sebab semakin cepat memperoleh informasi melalui komunikasi yang cepat maka perusahaan itu akan semakin cepat dalam mengambil keputusan dan melaksanakan keputusan itu. Jadi profit atau laba itu pun segera dapat diperoleh.
Secara kuantitas banyak pesan yang keluar dan masuk dalam perusahaan mengingat aktivitas perusahaan harus berhubungan dengan banyak pelanggan maupun relasi-relasi yang mendukung aktivitas perusahaan. Dengan keadaan yang demikian maka seorang pelaku bisnis harus mampu mengelola semua pesan tersebut. Pengelolaan pesan tidak hanya yang bersifat informatif saja namun juga persuasif sebab semakin banyak orang yang dapat dipengaruhi dan orang-orang tersebut menyambut dengan positif maka semakin banyak keuntungan yang diperoleh perusahaan.
Pertanyaan:
1. Jelaskan yang dimaksud dengan komunikasi dalam bisnis!
2. Jelaskan yang dimaksud dengan organisasi profit dan nonprofit serta berilah contohnya dari masing-masing organisasi tersebut!
3. Jelaskan yang dimaksud dengan saluran formal dan nonformal dan berilah contoh-contohnya!
4. Sebutkan fungsi-fungsi komunikasi dalam suatu perusahaan serta jelaskan dari masing-masing fungsi tersebut!
5. Mengapa fungsi komunikasi yang bertujuan mempengaruhi orang lain dianggap penting oleh seorang pelaku bisnis?
6. Mengapa fungsi komunikasi yang bertujuan untuk mengendalikan dianggap penting oleh seorang pelaku bisnis?
7. Apa yang dimaksud dengan krisis komunikasi? Jelaskan bagaimana cara mengatasi hal tersebut!
8. Apa yang dimaksud dengan komunikasi internal dan komunikasi eksternal serta berilah contohnya?!
9. Apa yang dimaksud dengan komunikasi tertutup dan komunikasi terbuka dalam suatu perusahaan atau organisasi serta berilah contohnya?
10. Bagaimana cara menangani pesan-pesan rutin dalam suatu perusahaan?
MEMAHAMI KOMUNIKASI BISNIS
Tujuan: Memberikan pemahaman komunikasi verbal dan nonverbal sehingga pembaca nantinya bisa mengetahui dan mempraktekkan cara komunikasi yang efektif. Komunikasi ini diarahkan pada komunikasi bisnis.
Dalam dunia bisnis, baik perusahaan kecil, sedang, dan besar, orang-orang yang ada dalam organisasi bisnis tidak dapat terlepas dari kegiatan komunikasi. Oleh karenanya, komunikasi merupakan faktor sangat penting bagi pencapaian tujuan suatu organisasi. Berhasil tidaknya di dalam pencapaian tujuan dari sekelompok orang sangat ditentukan oleh adanya komunikasi yang baik di antara mereka maupun mereka dengan pihak di luar organisasi mereka. Mereka dapat menggunakan berbagai media komunikasi yang ada, baik dengan media tradisional maupun media modern sebagai sarana penyampaian pesan-pesan bisnis. Konteks pemakaian media tradisional ataupun modern biasanya tergantung dari besar kecilnya perusahaan, semakin perusahaan itu besar yang tentunya memiliki urusan yang lebih kompleks maka media komunikasi modern akan lebih memperlancar pekerjaan mereka. Dalam hal ini “Komunikasi bisnis dapat diartikan adanya pertukaran ide, informasi, pesan, dan konsep yang berkaitan dengan pencapaian serangkaian tujuan komersial dan komunikasi yang terjadi dapat mencakup berbagai bentuk komunikasi baik komunikasi verbal maupun nonverbal.”
Dalam komunikasi verbal orang-orang dapat lebih mudah untuk memahami pesan dari komunikasi yang ingin disampaikan maupun yang diterima, sedangkan dalam komunikasi nonverbal orang-orang cenderung harus lebih berhati-hati dalam mengartikan pesan baik yang diterima maupun yang dikirimkan.
Dalam dunia bisnis, seorang komunikator yang baik harus memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik, disamping itu tentu saja ia juga harus mampu menggunakan berbagai macam alat atau media komunikasi (baik yang modern maupun yang kurang modern sesuai dengan situasi komunikasi yang terjadi di suatu tempat) yang ada untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain secara efektif dan efisien supaya tujuan penyampaian pesan dapat tercapai.
Untuk itu kita perlu mengenal bentuk komunikasi yang ada, pada dasarnya ada dua bentuk dasar komunikasi yang biasa digunakan dalam dunia bisnis, yaitu komunikasi verbal dan nonverbal.
A. Komunikasi Verbal
Komunikasi verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi yang biasa digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain melalui tulisan maupun lisan. Dalam dunia bisnis dapat dijumpai berbagai macam contoh komunikasi verbal, misalnya:
Membuat dan mengirim surat teguran kepada nasabah atau konsumen yang menunggak pembayarannya.
Membuat dan mengirim surat penawaran harga barang atau jasa kepada pihak lain.
Membuat dan mengirim surat pemesanan barang atau jasa kepada pihak lain.
Membuat dan mengirim surat penolakan kerja.
Membuat pengumuman yang berasal dari perusahaan ditujukan kepada karyawan maupun pihak luar.
Berdiskusi dalam suatu tim kerja dalam organisasi/perusahaan.
Melakukan negosiasi untuk kerja sama.
Melakukan wawancara kerja dengan para pelamar kerja di suatu perusahaan.
Mengadakan pelatihan manajemen kepada para manajer operasional dalam rangka memberikan motivasi kerja.
Melakukan presentasi proposal pengembangan perusahaan di hadapan tim penguji atau pemegang saham, dll.
Melalui komunikasi lisan atau tulisan diharapkan orang dapat memahami apa yang disampaikan oleh pengirim pesan dengan baik.
Komunikasi bisnis yang efektif sangat tergantung pada keterampilan seseorang dalam mengirim maupun menerima pesan. Secara umum, untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis, seseorang dapat menggunakan tulisan dan lisan, sedangkan untuk menerima pesan-pesan bisnis, seseorang dapat menggunakan pendengaran dan bacaan.
Sebenarnya dari komunikasi verbal ini ada kelebihan dan kekurangan dari masing-masing komunikasi yang melalui tulisan dan lisan. Melalui tulisan sebenarnya juga dibutuhkan ekstra keras untuk bisa menterjemahkan dari tulisan yang disampaikan maupun diterima. Kedua pihak yaitu penerima pesan dan pengirim pesan sebaiknya dapat bertemu atau bertatap muka untuk menjelaskan tulisan yang dimaksud maupun menanyakan maksud dari pesan tsb. Bila tidak dapat bertemu atau bertatap muka maka dikawatirkan perbedaan latar belakang pendidikan, budaya, dan status akan mempengaruhi dalam menginterpretasi isi tulisan tersebut yang pada akhirnya akan mempengaruhi proses komunikasi. Di satu sisi sangat menguntungkan karena dengan tulisan tersebut kekuatan pesan itu lebih dapat dipertanggung jawabkan karena ada bukti hitam di atas putih. Sedangkan bila komunikasi melalui lisan dari sisi keuntungannya bahwa pesan lebih jelas karena si pemberi pesan dan si penerima pesan bertemu secara langsung dan ekspresi dari komunikasi lisan lebih mudah ditangkap.
B. Komunikasi Nonverbal
Bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi adalah komunikasi nonverbal, sebelum manusia menggunakan kata-kata, manusia telah menggunakan gerakan-gerakan tubuh, dalam hal ini bahasa tubuh sebagai alat untuk berkomunikasi dengan orang lain. Berikut ini adalah beberapa contoh perilaku yang menunjukkan komunikasi nonverbal:
Mengerutkan dahi untuk menunjukkan seseorang sedang berpikir.
Gambar pria dan wanita yang dipasang di pintu masuk toilet untuk menunjukkan kamar sesuai dengan jenis kelaminnya.
Gambar rokok disilang untuk menunjukkan bahwa pemakai ruangan tidak diperkenankan merokok.
Berpangku tangan untuk menunjukkan seseorang sedang melamun.
Membuang muka untuk menunjukkan sikap tidak senang terhadap orang lain.
Menggelengkan kepala untuk menunjukkan sikap menolak atau keheranan.
Asbak di atas meja tamu untuk menunjukkan bahwa tamu diperbolehkan merokok.
Ruang tunggu sebuah bank disediakan tanpa tempat duduk untuk menunjukkan bahwa para nasabah akan dilayani dengan cepat tanpa harus menunggu lama, dll.
Untuk komunikasi nonverbal orang harus memiliki wawasan yang lebih luas dan harus tahu berbagai macam budaya yang ada di daerah dimana ia sedang berada karena setiap daerah mempunyai budaya yang berbeda-beda. Seperti di Indonesia kita mengenal ada budaya keraton dan budaya di luar keraton, batas budaya ataupun aturannya sangat berbeda. Budaya di dalam keraton biasanya mempunyai aturan yang sangat terinci bagi anggota keluarganya dari mulai bangun tidur sampai menuju tidur kembali. Dalam gerak tubuh, raut muka serta setiap aktivitas akan terkandung makna yang berbeda-beda; dalam menunjukkan kesenangannya terhadap sesuatu biasanya orang akan tertawa lebar-lebar tetapi untuk budaya di keraton terutama untuk kaum wanitanya tidak bisa begitu. Seorang muda berjalan di depan orang tua tidak bisa sembarangan berjalan melenggang, ia harus sedikit merunduk bahkan jika perlu harus jalan dengan berjongkok sebab bila tidak demikian ia akan dikatakan berani dengan orang tua dan masih banyak lagi contoh-contoh yang sebaiknya kita ketahui agar komunikasi kita dapat berjalan dengan lancar.
C. Proses Komunikasi
Dalam komunikasi secara utuh tentu akan melalui suatu proses dan proses harus mendapatkan suatu gambaran yang paling tidak mendekati kesamaan dari pesan yang akan disampaikan atau dengan kata lain hendaknya persepsi atas pesan itu paling tidak mendekati kesamaan, syukur-syukur bisa sama persis atas pesan itu. Di dalam proses komunikasi akan mempunyai alur yang sangat bervariasi tetapi pada dasarnya proses komunikasi terdiri atas enam tahap, yaitu:
Pengirim (komunikator) mempunyai suatu ide, maksud dari ide disini adalah gagasan dasar atau konsep dasar yang ingin disampaikan kepada pihak lain atau penerima pesan (komunikan).
Pengirim mengubah ide menjadi suatu pesan, maksudnya ide dasar itu dikemas sedemikian rupa supaya terwujud pesan yang mudah untuk diterima oleh si penerima pesan. Kemasan pesan ini hendaknya disesuaikan dengan situasi dan kondisi yang ada, misalnya pesan itu dimaksudkan untuk memberikan informasi kepada orang yang pendidikannya lebih rendah maka kemasan pesan itu harus disesuaikan dengan latar belakang pendidikannya.
Pengirim menyampaikan pesan, maksudnya pengirim menghendaki bahwa pesan itu dapat diterima sesuai dengan keinginnya maka pengirim perlu memikirkan apakah harus menggunakan media tertentu atau tidak. Misalnya lebih mengena disampaikan dengan cara tertulis ataukah lisan.
Penerima menerima pesan, maksudnya bahwa penerima pesan menangkap dari pesan yang dimaksud dari tulisan, lisan, gambar, gerak anggota tubuh ataupun bentuk yang lain.
Penerima menafsirkan, dalam proses menafsirkan ini bisa cepat namun juga bisa lambat. Jika penerima pesan ini mempunyai kesesuaian latar belakang baik pendidikan, budaya maupun mempunyai rangkaian masalah yang dihadapi itu sama dengan pengirim maka proses penafsiran akan bisa cepat namun jika berbeda semuanya maka proses ini akan lama.
Penerima memberi tanggapan dan mengirim umpan balik kepada pengirim, maksudnya setelah terjadi proses penafsiran maka penerima pesan akan memberikan umpan balik atau tanggapan atas pesan yang sudah ditafsirkan tadi. Dalam memberikan tanggapan akan ditemukan berbagai macam tanggapan, ada yang langsung menjawab dengan lisan atau tulisan namun juga dimungkin untuk menjawab dengan diam tidak berbuat apa-apa. Hal ini bisa terjadi bila si penerima pesan itu tidak setuju dengan isi pesan dan dia hanya diam dan membiarkan pesan tersebut.
Kita dalam berkomunikasi secara tidak sadar akan melalui proses di atas dan pada dasarnya jika setiap tahapan dalam proses komunikasi ini dilalui dengan baik maka komunikasi tersebut akan dapat sesuai dengan yang diharapkan. Dengan kata lain proses komunikasi juga akan mempengaruhi keberhasilan dalam berkomunikasi.
D. Komunikasi Efektif
Konteks dari komunikasi yang efektif dapat dibedakan menjadi dua, yaitu komunikasi yang efektif untuk komunikasi personal atau perseorangan serta komunikasi yang efektif untuk komunikasi massa. Pada komunikasi personal atau perseorangan, suatu komunikasi dikatakan efektif apabila komunikan mampu memahami pesan yang dikirimkan oleh komunikator. Pemahaman pesan terlepas dari setuju atau tidaknya komunikan dengan isi pesan yang dikomunikasikan. Sedangkan pada komunikasi massa, suatu komunikasi dikatakan efektif apabila mampu menjangkau komunikan dalam jumlah yang besar atau dengan kata lain pesan yang dikirim komunikator dapat diterima oleh banyak orang.
Baik komunikasi personal maupun komunikasi massa keduanya terkandung komponen komunikasi yang secara sederhana dapat meliputi komunikator (sumber, sender), pesan, saluran, komunikan (penerima, reciever), dan efek (umpan balik). Untuk melihat komunikasi itu dapat dikatakan efektif ataupun tidak tentu tidak akan bisa terlepas dari ke lima komponen tersebut. Dan, masing-masing komponen tersebut akan merupakan faktor yang sangat berpengaruh terhadap keefektifan dari komunikasi;
Komunikator
Untuk melaksanakan komunikasi efektif terdapat dua faktor penting dari komunikator, yaitu kredibilitas komunikator dan daya tarik komunikator. Kredibilitas seseorang akan menentukan tersampaikannya pesan dalam komunikasi, misalnya seorang atasan yang baik akan dengan mudah menyampaikan pesan yang berisi tentang perintah untuk mengerjakan sesuatu pekerjaan yang berkenaan dengan lembaga atau perusahaan dimana mereka bekerja. Demikian juga orang yang memiliki kharisma akan dengan mudah menyampaikan pesannya dan akan mudah mempengaruhi kepada orang-orang yang ada diajak komunikasi dan yang ada di sekelilingnya.
2. Pesan
Pesan merupakan materi atau bentuk fisik dari ide atau informasi yang disampaikan kepada komunikan. Dari pesan yang dikirimkan ini seorang komunikator menghendaki bagaimana reaksi dari komunikan dan apa umpan baliknya. Seperti sudah dikatakan di atas bahwa kemasan pesan harus disesuaikan dengan situasi dan kondisi yang ada.
3. Saluran
Yang dimaksud dengan saluran adalah sarana tempat berlalunya pesan dari pengirim dengan si penerima. Saluran tersebut adalah pendengaran, nutuk berlalunya pesan yang berupa suara, penglihatan untuk pesan yang berupa sinar, penciuman untuk berlalunya pesan yang berupa bau-bauan, rabaan untuk pesan yang berupa rangsang rabaan, dan sebagainya.
4. Komunikan
Komunikan adalah yang menganalisis dan menginterpretasikan isi pesan yang diterimanya.
Komunikan sebagai makhluk sosial, maka komunikan akan bersosialisasi dengan lingkungannya, dengan demikian ia akan menerima pengaruh dari lingkungan dan sekaligus memberi pengaruh kepada lingkungan. Dengan demikian komunikator harus memperhatikan faktor ini, jangan sampai komunikan dianggap sebagai makhluk yang tidak bersosialisasi, sehingga ia tidak terpengaruh dan mempengaruhi manusia lainnya.
5. Efek (umpan balik)
Dampak atau akibat dari pesan yang diperkirakan akan terjadi dan menimbulkan efek atau pengaruh tertentu (opini, persepsi dan citra) dari komunikan.
Unsur-unsur komunikasi tersebut saling berkaitan karena sebagai komunikator dapat menyampaikan berita (dapat berupa perintah, saran, usul, dan lain sebagainya) melalui media atau sarana kepada komunikan harus jelas sehingga terjadi umpan balik atau respom dari komunikan.
Komunikasi dikatakan berhasil bila tafsiran komunikan (penerima) tersebut dapat menerima maksud si komunikator (pengirim). Bila tidak sesuai maka disebut salah komunikasi.
Dari uraian di atas dapat digambarkan bagaimana proses terjadinya komunikasi baik itu secara perorangan maupun massa.
PROSES KOMUNIKASI
Tahap 2 Tahap 3
Pengirim mengubah Pengirim
ide menjadi pesan mengirim pesan
Tahap 1 Tahap 4
Pengirim Penerima
mempunyai gagasan menerima pesan
Tahap 6 Tahap 5
Penerima mengirim Penerima
ide pesan/umpan balik menafsirkan pesan
Gambar 1. Proses Komunikasi
Kata-kata Kunci:
- Komunikasi Bisnis
- Komunikasi
- Bisnis
- Komunikasi Efektif
- Komunikasi Verbal
- Komunikasi Nonverbal
- Komunikasi Personal
- Komunikasi Massa
- Pengirim Pesan, Komunikator (Sender)
- Penerima Pesan, Komunikan (Receiver)
- Pesan
- Umpan Balik
- Komersial
Ringkasan:
Komunikasi bisnis merupakan kegiatan yang cukup rumit karena di dalamnya terkandung unsur komunikasi dan unsur bisnis. Keduanya tidak dapat dipisahkan apalagi dibuat urutan prioritasnya yang mana yang lebih penting. Keduanya saling mengisi dan akan memberi arti yang sangat penting dalam prosesnya karena jika kita baik dalam berkomunikasi namun unsur bisnis diabaikan maka bisnis itu tidak akan berhasil, sebaliknya jika kita sangat memperhatikan unsur bisnisnya sementara unsur komunikasinya diabaikan maka bisnis itu tidak akan berjalan dengan lancar. Maka para pelaku bisnis hendaknya tetap memperhatikan keduanya karena keduanya akan membawa sukses besar dalam berbisnis dan inilah tujuan utama kita.
Kemasan bisnis penuh dengan nuansa perhitungan untung dan rugi sementara komunikasi kurang memperhitungkan untung dan rugi namun peran komunikasi sangat penting dalam bisnis terutama di era modern sekarang ini. Bisnis membutuhkan informasi secara cepat, dengan memahami komunikasi secara efektif maka informasi itu akan sampai di hadapan kita secara cepat. Komunikasi verbal maupun non verbal mempunyai peran yang sama pentingnya dan pemahaman budaya pelaku komunikasi bisnis akan memberikan kemudahan cepatnya proses komunikasi.
Pertanyaan:
1. Jelaskan yang apa dimaksud dengan komunikasi bisnis! Lebih penting yang mana, komunikasi ataukah bisnis?
2. Ada berapa macam komunikasi, jelaskan dan berilah contoh masing-masing dari macam komunikasi tersebut?!
3. Jelaskan yang dimaksud dengan komunikasi efektif!
4. Sebutkan unsur-unsur dari komunikasi?
5. Bagaimanakah proses dari sebuah komunikasi?
6. Menurut anda, hal-hal apa saja yang dibutuhkan dalam komunikasi bisnis baik dari penyampai pesan maupun penerima pesan?
7. Budaya mempunyai peran yang penting dalam komunikasi bisnis, jelaskan maksudnya dan berilah contohnya!
8. Menurut pengamatan, ada beberapa orang yang berpendapat bahwa lebih menyenangkan berbelanja di pasar tardisional dibandingkan dengan berbelanja di pusat perbelanjaan yang modern misalnya di mall, super market. Bagaimana pendapat anda akan hal ini?
9. Menurut anda bagaimana mengatasi kesulitan dalam komunikasi bila penerima pesan sulit diajak berkomunikasi terutama dalam suatu perusahaan?
10. Bagaimanakah berkomunikasi secara efektif dengan orang yang berjumlah banyak atau massa?
Tugas:
1. Amatilah orang-orang di sekeliling anda terutama yang asalnya dari daerah lain, bisa dari satu kota, lain kota, lain daerah, lain pulau, bahkan bisa yang lain negara. Cobalah mengajak mereka untuk berkomunikasi tentang apa saja , setelah itu anda renungkan dari sekian banyak orang-orang yang anda ajak berkomunikasi anda buat daftar dari yang paling mudah untuk diajak komunikasi sampai orang yang paling sulit diajak berkomunikasi. Dari masing-masing orang tersebut anda beri komentar berupa alasan mengapa mereka mudah dan sulit untuk diajak berkomunikasi.
2. Kunjungilah beberapa toko dan penjual di sekitar anda dari yang berjualan dengan skala kecil sampai ke toko-toko yang besar. Ajaklah mereka berkomunikasi berkisar dagangan atau produk yang dijualnya. Amatilah bagaimana mereka menjelaskan semua itu. Setelah itu anda buat daftar dengan kriteria mana orang yang lebih jelas menjelaskan semuanya sampai orang yang paling tidak jelas dalam menyampaikan semuanya dan buatlah alasannya mengapa semuanya itu. Di samping itu mana yang lebih menarik menurut anda diantaranya semuanya dan berilah alasannya dari masing-masing orang tersebut.
Diskusi:
Untuk bahan diskusi perhatikan kasus berikut ini. Dalam tayangan televisi akhir-akhir ini ada acara yang temanya ingin menolong para pelaku bisnis kecil-kecilan, misalnya tukang koran, penjual bensin eceran, dll. Jika kita memperhatikan tayangan itu ada seorang ibu yang sedang menjual bensin dengan tekun menunggui barang dagangannya demi membiayai anak-anaknya sekolah. Dan, pada suatu saat ada seorang pemuda yang menuntun kendaraan menuju ke tempat ibu itu. Pemuda tersebut berbincang-bincang sejenak untuk mengemukakan maksudnya yang pada intinya mau minta bensin untuk mengisi sepeda motornya yang kehabisan bensin di jalan tapi secara cuma-cuma karena dia tidak punya uang sedikitpun. Kemudian si penjual bensin itu dengan sukarela dan penuh pelayanan memberikan satu liter bensin dan menuangkan ke tangki sepeda motor pemuda itu. Dengan ucapan terima kasih kepada ibu pemilik kios bensin pemuda itu lalu menghidupkan motornya lalu pergi.
1. Dari kejadian di atas coba diskusikan mengapa ibu tersebut dengan suka rela memberikan barang dagangannya sementara dia sendiri orang yang berkekurangan dan tidak mempunyai sepeda motor.
2. Diskusikan juga jika dari kejadian tersebut dipandang dari sisi komunikasi bisnis bagaimana, apakah komunikasi bisnis ini dapat dikatakan berhasil.
BAB II
KOMUNIKASI DALAM BISNIS
Tujuan: Memberikan pemahaman komunikasi. Dalam dunia bisnis yang di dalamnya terkandung komponen-komponen komunikasi bisnis serta pengelolaan terhadap komunikasi bisnis.
Dalam bab ini akan kita bahas mengenai komunikasi dalam bisnis, baik itu bisnis yang berorientasi pada profit maupun non profit. Pada dasarnya kedua bidang ini memiliki karakter yang hampir sama namun pada prakteknya keduanya dibedakan pada tujuan masing-masing sehingga dalam proses komunikasinya pun keduanya mempunyai karakter yang berbeda. Untuk pelaksanaan komunikasi bisnis yang berorientasi pada profit akan lebih cepat geraknya dibandingkan dengan yang non profit karena segalanya akan diperhitungkan seberapa besar pemasukan yang diperoleh dari proses itu. Semakin proses komunikasi cepat maka keuntungan yang dikejar pun menjadi semakin besar.
Pada bab ini tidak akan membahas bagaimana kecepatan komunikasi dalam bisnis namun kita akan membahas bagaimana pelaksanaan komunikasi dalam bisnis dengan melihat karakter, fungsi, jaringan, dan lain-lain yang akan memudahkan kita untuk melaksanakan komunikasi tersebut.
A. Organisasi
Dalam kehidupan bersama manusia akan terlibat dalam arus komunikasi dan pada kenyataannya baik di dalam lingkaran keluarga atau lingkaran yang lebih besar lagi, komunikasi sangat mempengaruhi hubungan mereka. Hubungan ini akan mempengaruhi perilaku setiap individu ataupun kelompok, misalnya mereka menjadi anggota organisasi tertentu, organisasi yang bergerak dalam bidang pekerjaan tertentu ataupun organisasi sosial, dll. Jika organisasi kerja itu sangat tertutup dalam berkomunikasi, ada banyak batas-batas yang harus dilalui dalam komunikasi maka perilaku orang di dalam organisasi itupun menjadi tertutup juga.
Seperti diketahui dalam suatu organisasi biasanya terdiri dari beberapa kelompok orang sebagai satuan kerja ataupun kelompok orang yang secara kebetulan mempunyai pandangan dan keinginan yang sama maka seorang pelaku bisnis harus mampu berkomunikasi dengan kelompok-kelompok yang ada dalam organisasi maupun kelompok yang ada di luar organisasi. Kelompok-kelompok ini jika dapat kita perdayakan maka justru akan memberikan kemudahan dalam proses pencapaian tujuan dari suatu perusahaan. Banyak orang beranggapan bahwa kelompok yang memiliki kesamaan pandangan dan keinginan akan mengganggu proses pencapaian suatu tujuan, hal ini tidaklah betul, mungkin hanya ketidak mampuan dalam mendekati mereka saja. Karena secara psikologis jika sudah berkumpul, mereka mempunyai kemampuan atau energi yang besar dalam menggerakkan keinginan mereka dengan demikian proses pencapaian tujuan akan lebih cepat terwujud.
B. Karakteristik Organisasi
Untuk dapat memahami suatu organisasi dengan baik maka perlu memahami bagaimana karakteristik atau ciri-ciri dari suatu organisasi. Secara umum organisasi mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:
1. Ada pembagian tugas dan tanggung jawab
Pembagian tugas dan tanggung jawab ini dimaksudkan untuk mempermudah pencapaian tujuan.
2. Adanya pusat kekuasaan
Kekuasaan dapat dipegang oleh atasan sebagai pusat kekuasaan. Kekuasaaan tersebut akan dibagikan kepada bawahan. Pusat kekuasaan akan menentukan pengawasan dan kepemimpinan. Bagi individu yang memegang kekuasaan, maka pada dirinya akan terdapat peran sebagai pengawas dan pemimpin.
3. Adanya substitusi sumberdaya manusia
Substitusi SDM berkaitan dengan adanya orang yang meninggalkan organisasi karena pensiun, keluar atau meninggal dunia, dan adanya orang yang memasuki organisasi. Substitusi ini juga menyangkut proses mutasi dan promosi dalam organisasi.
4. Ada ketergantungan antar anggota organisasi
Sebagai suatu sistem, organisasi akan terdiri dari subsistem-subsistem yang saling berhubungan. Hubungan ini akan menimbulkan saling ketergantungan dalam aktivitas organisasi.
5. Adanya koordinasi antar komponen
Untuk dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan, maka masing-masing bagian harus dikoordinasi sehingga semuanya berjalan ke arah pencapaian tujuan. Koordinasi dapat dilakukan secara lisan, tertulis telpon atau simbol-simbol lain.
6. Adanya interaksi yang berulang-ulang
Interaksi yang berulang-ulang berkaitan dengan kontinuitas dan permanennya organisasi. Apabila interaksi di antara anggota organisasi hanya terjadi sekali dan kemudian tidak mengadakan interaksi lagi, maka organisasi dikatakan macet, sedangkan apabila anggota organisasi tidak terikat lagi dalam organisasi, dikatakan organisasi tersebut bubar.
C. Fungsi Komunikasi dalam Organisasi
Seperti dikatakan di atas di dalam organisasi komunikasi sangatlah penting karena pada dasarnya komunikasi dalam organisasi mempunyai fungsi sbb:
1. Informatif
Dalam kegiatannya, baik karyawan maupun manajer membutuhkan banyak sekali informasi agar dapat menyelesaikan tugas-tugasnya secara efisien. Informasi yang dibutuhkan mengenai hal-hal yang berhubungan dengan pekerjaan, tujuan yang harus dicapai, aturan yang berlaku, standart kerja, dll.
2. Pengendali
Komunikasi juga berfungsi sebagai pengendali dan pengatur perusahaan. Komunikasi yang berfungsi sebagai pengendali ini bentuknya berupa perintah dan laporan.
3. Persuasif
Fungsi persuasif pada umumnya tercermin dalam interaksi antar karyawan, dimana seseorang berupaya agar orang yang diajak berkomunikasi menerima ide, jalan pikiran, dan penugasan dari pimpinan.
D. Jaringan Komunikasi
Arus informasi perlu diatur supaya penyampaian informasi dapat efektif untuk itu harus ditentukan adanya jaringan komunikasi yang berkaitan dengan bagaimana perusahaan menyampaikan informasinya baik di dalam perusahaan maupun ke luar perusahaan. Adapun jaringan tersebut dapat melalui:
1. Saluran Formal
Saluran formal merupakan aliran informasi yang mengikuti rantai komando dalam struktur organisasi. Dengan demikian saluran formal ini dapat dilihat melalui bagan atau struktur organisasi yang ada dalam perusahaan. Suatu struktur organisasi akan menggambarkan hubungan hirarki diantara bagian-bagian atau devisi-devisi yang ada dalam perusahaan, komunikasi dapat terjadi secara vertikal dari bawahan kepada atasan, dan dapat terjadi secara horisontal diantara mereka yang mempunyai tingkatan atau posisi yang sama.
2. Saluran Informal
Saluran informal akan mengalirkan informasi tidak mengikuti struktur organisasi yang ada. Setiap organisasi akan mempunyai saluran komunikasi informal yang akan melengkapi saluran formal. Komunikasi yang menggunakan saluran informal pada umumnya terjadi karena adanya hubungan antar individu. Dalam komunikasi informal, orang-orang yang terlibat di dalamnya biasanya lebih santai dan bebas mengekspresikan apa yang ingin dikomunikasikan.
Dalam kehidupan bisnis, perusahaan tidak terlepas dari hubungan dengan pihak internal perusahaan maupun pihak eksternal. Karena adanya hubungan ini, maka kehidupan perusahaan akan tergantung dari bagaimana komunikasi yang terjadi baik komunikasi yang bersifat internal maupun eksternal. Komunikasi tidak dapat diabaikan, dan tidak ada ketentuan bahwa yang satu lebih penting dari yang lain.
1. Komunikasi Internal
Komunikasi internal adalah komunikasi yang terjadi di dalam suatu organisasi atau perusahaan. Dengan demikian komunikasi ini akan mencakup aliran informasi diantara karyawan yang ada dalam perusahaan. Aliran komunikasi internal dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu: aliran ke bawah, aliran ke atas dan aliran mendatar atau ke samping.
a. Komunikasi aliran ke bawah merupakan aliran komunikasi dari pimpinan ke bawahan. Aliran komunikasi dari atas ke bawah tersebut umumnya terkait dengan tanggung jawab dan kewenangannya dalam suatu organisasi. Seorang pimpinan yang menggunakan aliran komunikasi ke bawah biasanya merupakan penyampian informasi yang memiliki tujuan untuk mengarahkan, mengkoordinasikan, memotivasi, pelatihan kerja, evaluasi, perintah, dan mengendalikan berbagai kegiatan yang ada di level bawah.
Oleh karena berbentuk pengarahan perintah, instruksi maupun prosedur untuk dijalankan para bawahannya maka penyampaiannya harus sederhana, tidak bertele-tele, dan mudah dipahami.
Komunikasi ke bawah dapat berbentuk lisan maupun tulisan. Komunikasi secara lisan dapat berupa percakapan biasa, wawancara formal antara pimpinan dengan karyawan. Di samping itu komunikasi dari atas ke bawah dapat berbentuk tulisan seperti memo, manual pelatihan, kotak informasi, majalah, papan pengumuman maupun buku pedoman kerja karyawan.
Menurut Katz dan Kahn dalam Haryani, 2001, komunikasi ke bawah mempunyai tujuan pokok sebagai berikut,
1) untuk memberikan pengarahan atau instruksi kerja tertentu
2) untuk memberikan informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan
3) untuk memberikan informasi tentang prosedur dan praktik organisasional
4) untuk memberikan umpan balik pelaksanaan kerja kepada para karyawan
5) untuk menyajikan informasi mengenai aspek ideologi dalam membantu organisasi menanamkan pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai
b. Komunikasi aliran ke atas
Dalam struktur organisasi komunikasi ke atas merupakan kebalikan dari komunikasi ke bawah yaitu bawahan menyampaikan informasi kepada atasan. Bentuk informasi yang disampaikan dapat berupa laporan, pengaduan, dan pengajuan usul. Untuk memecahkan masalah-masalah yang terjadi di dalam suatu organisasi dan untuk pengambilan keputusan secara tepat dan cepat sudah sepantasnya bila pimpinan memperhatikan usulan-usulan yang berasal dari bawah. Untuk mencapai keberhasilan komunikasi ke atas yaitu dengan meningkatkan kepercayaan kepada para bawahannya.
Salah satu kelemahan komunikasi ke atas adalah adanya penciutan atau distorsi dimana tidak semua informasi yang terjadi di bawah disampaikan kepada atasannya. Kemungkinan bawahan hanya menyampaikan informasi yang baik-baik saja, sedangkan informasi yang agaknya mempunyai kesan segatif atau tidak disenangi oleh pimpinan cenderung disimpan dan tidak disampaikan.
c. Komunikasi ke samping
Komunikasi ke samping sering disebut juga dengan komunikasi horisontal adalah komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar/ sederajad dalam suatu organisasi
Tujuan komunikasi ke samping antara lain untuk melakukan persuasi, mempengaruhi dan memberikan informasi kepada bagian atau departemen yang memiliki tingkat hirarki yang sama atau sejajar.
Komunikasi ke samping mampu meningkatkan koordinasi antar bagian, meningkatkan nilai-nilai yang dianut karyawan, meningkatkan kekompakan karyawan, dan selanjutnya akan meningkatkan kinerja perusahaan atau lembaga secara umum.
2. Komunikasi Eksternal
Komunikasi yang terjadi antara pihak perusahaan dengan pihak luar perusahaan. Komunikasi ini akan menghubungkan perusahaan dengan lingkungannya, seperti konsumen, pengecer, pesaing, pemerintah, dan masyarakat umum.
Jaringan Komunikasi
Direktur
Umum
Direktur Direktur Direktur
Keuangan Pemasaran Produksi
Bagian Bagian Bagian Bagian Bagian Bagian
Akuntansi Keuangan Penjualan Promosi Pabrik Penelitian
Keterangan: Komunikasi dari atas ke bawah
Komunikasi dari bawah ke atas
Komunikasi horisontal
Gambar 2: Jaringan Komunikasi
E. Komunikasi dalam Bisnis
Selain dilihat dari sudut pandang komuniksi internal dan eksternal, dalam bisnis juga dapat dipandang apakah komunikasi dilakukan secara verbal atau non verbal. Kebanyakan perilaku dalam dunia bisnis komunikasinya bersifat resmi maka dalam hal ini yang ditekankan adalah komunikasi verbal saja namun demikian dalam prakteknya komunikasi non verbal juga perlu untuk dipahami.
Dalam dunia bisnis, pelaku komunikasi dapat dilakukan oleh tenaga penjual, penerima telpon, atau dengan menggunakan surat-surat resmi yang dibuat perusahaan.
Komunikasi bisnis baik secara lisan maupun tertulis mempunyai beberapa karakter sbb:
1. Pesan yang terkandung dalam komunikasi bisnis disusun untuk audience atau penerima yang membutuhkan informasi. Oleh karena itu pesan bisnis harus disusun menurut siapa yang akan menerima pesan dan informasi yang seperti apa yang dibutuhkan.
2. Pesan bisnis disusun dengan mempertimbangkan batasan waktu dan biaya. Ada pesan bisnis yang harus segera diterima dan ada yang tidak harus segera diterima. Untuk pertimbangan biaya, biasanya dikaitkan dengan tingkat kepentingan informasi tersebut atau segera tidaknya informasi harus diterima.
3. Pesan bisnis biasanya disusun untuk lebih dari satu tujuan, contohnya dalam menolak permintaan dari konsumen, pesan harus disusun dengan tetap menjaga hubungan baik dengan konsumen. Sehingga waktu yang akan datang masih ada kemungkinan untuk bertransaksi dengan konsumen itu lagi.
4. Pesan bisnis harus memperhatikan pengaruhnya terhadap audience, sehingga dalam komunikasi bisnis harus memperhatikan kata dalam informasi yang dikirim.
Dalam kehidupan bisnis saat ini, informasi yang harus disediakan dan informasi yang dibutuhkan perusahaan sangat banyak karena semakin banyaknya pesaing dalam bisnis maka informasi itupun harus cepat didapat dan disampaikan kepada yang berkepentingan.
F. Cara Mengelola Komunikasi
Seperti dikatakan di atas bahwa informasi memegang peran yang sangat penting maka pelaku bisnis diminta untuk memperhatikan cara pengelolaan komunikasi, adapun cara pengelolaan itu perlu memperhatikan dua hal:
1. Bagaimana menangani pesan-pesan yang bersifat rutin.
2. Bagaimana menangani krisis komunikasi.
1. Penanganan Pesan-pesan Rutin
Semua perusahaan memusatkan perhatiannya pada bagaimana memaksimalkan manfaat dari kegiatan komunikasi dengan biaya tertentu. Untuk dapat memaksimalkan manfaat dan meminimkan biaya, perusahaan perlu memperhatikan berbagai hal seperti berikut:
a. Mengurangi jumlah pesan, dalam hal ini pesan sebaiknya jangan terlalu banyak jumlahnya supaya si penerima pesan tidak terjadi kebingungan terhadap pesan-pesan yang diberikan karena bisa saja si penerima pesan akan menginterpresikan pesan yang berbeda dengan kita; kita menganggap pesan tertentu lebih penting sementara si penrima pesan menganggap yang kita maksud tidak terlalu penting.
b. Instruksi yang jelas, maksudnya dalam pemberian pesan tidak perlu dijelaskan dengan kalimat-kalimat yang terlalu panjang dalam arti singkat, padat, bahasanya lugas namun tidak mengabaikan esensi dari pesan instruksi itu sendiri.
c. Mendelegasikan tanggung jawab, dalam hal ini kita tidak mungkin untuk menangani sendiri semua pekerjaan dalam organisasi kita secara sendirian. Kita butuh kepanjangan tangan untuk mencapai suatu tujuan organisasi dan perlu diingat meski kita tahu segalanya namun keahlian seseorang mungkin akan melebihi kita untuk itu kita bisa mempercayakan pekerjaan tertentu pada orang tertentu. Sebaiknya dalam pendelegasian tanggung jawab ini kita carikan orang yang tepat atau dengan istilah The right man on the right place.
d. Melatih petugas, hal ini masih ada kaitannya dengan poin di atas yaitu bahwa untuk memenuhi kriteria orang yang sesuai kita perlu melatih mereka baik melalui pendidikan formal, non formal ataupun pelatihan-pelatihan yang dapat memperluas wawasan sehingga dapat mendukung pekerjaan di dalam organisasi kita.
2. Penanganan Krisis Komunikasi
Dalam proses komunikasi di suatu perusahaan atau organisasi terkadang terjadi krisis komunikasi, maksudnya bahwa ada suatu keadaan dimana pihak internal mengalami gangguan komunikasi; dalam hal ini bisa saja dalam bentuk fitnah atau bentuk yang lain yang pada akhirnya bila tidak segera ditangani akan mengganggu citra atau nama baik perusahaan atau organisasi tersebut. Dibutuhkan kehati-hatian, kesabaran dan kebijaksanaan dalam menangani krisis komunikasi karena bisa saja kita salah mengambil keputusan maka yang terjadi adalah kekacauan perusahaan atau organisasi dan akan berdampak pada banyak orang.
Beberapa hal yang dapat dilakukan dalam penanganan krisis komunikasi:
a. Siapkan tim yang terampil/cekatan dalam menangani krisis, tim ini bisa mencari fakta-fakta yang menyebabkan krisis komunikasi sebaik mungkin, jangan sampai memperkeruh suasana (diusahakan mengail ikan di air keruh dan mendapatkan ikan tersebut). Jadi kita mencari fakta-fakta tersebut jangan sampai menyinggung, menekan ataupun yang lebih parah mengancam seseorang maupun kelompok yang dianggap membuat permasalahan tersebut.
b. Usahakan pimpinan segera bertindak pada saat krisis terjadi, hal ini diperlukan dimana keadaan benar-benar tidak dapat diatasi oleh tim tadi. Terkadang situasi yang tidak menentu membuat choas dalam perusahaan atau organisasi maka ketegasan dan kewibawaan seorang pimpinan sangat dibutuhkan dalam mengambil keputusan ataupun mengatasi keadaan tersebut.
c. Ciptakan sebuah pusat informasi sebagai representasi perusahaan yang dilengkapi dengan berbagai peralatan elektronik komunikasi. Keadaan yang serba tidak pasti bisa terjadi karena informasi yang diterima oleh pihak-pihak tertentu tidak akurat maka perusahaan atau organisasi perlu membentuk pusat informasi yang bisa dipercaya tanpa harus berpihak pada suatu kelompok tertentu karena hal itu akan memperparah keadaan.
d. Ceritakan suatu kejadian secara menyeluruh, terbuka, dan jujur. Jika memang ada yang salah segera minta maaf. Sikap ini nampaknya sangat dibutuhkan oleh pihak-pihak yang berkepentingan karena jika tidak ada hal-hal di atas maka krisis itu akan berkepanjangan dan berakibat pada kehancuran.
e. Tunjukkan keseriusan perusahaan, bukan saja melalui pernyataan tetapi juga melalui tindakan nyata. Banyak kasus dalam penyelesaiannya hanya diberi janji-janji tanpa ada realisasi, ada juga kecenderungan penyelesaian masalah diulur-ulur dengan harapan mereka akan lupa dengan masalah yang terjadi, jika hal ini terjadi berulang-ulang maka yang terjadi seperti gunung es di lautan dimana nampaknya tidak ada masalah namun kenyataannya ada masalah yang sangat berat dan sewaktu-waktu dapat meletus.
G. Hambatan Komunikasi dalam Organisasi
Komunikasi yang terjadi dalam organisasi atau perusahaan bisa saja terjadi tidak sesuai dengan apa yang diharapkan, hal ini bisa terjadi apabila ada hambatan-hambatan. Hambatan-hambatan ini sebaiknya segera disingkirkan supaya komunikasi menjadi lancar kembali. Hambatan yang menyebabkan komunikasi tidak efektif dibedakan menjadi dua, yaitu hambatan dalam komunikasi antarpribadi dan hambatan dalam komunikasi organisasi.
1. Hambatan Komunikasi antarpribadi
Komunikasi antarpribadi merupakan komunikasi antara seorang individu dengan individu lain, dimana masing-masing dapat bertindak sebagai sumber maupun penerima pesan. Penyebab hambatan komunikasi antarpribadi antara lain:
a. Perbedaan persepsi, hal ini dapat terjadi bila pesan yang dikirimkan tidak jelas maksudnya atau tidak tegas perintahnya namun bisa juga pemberi pesan tidak dapat menyampaikan pesan dengan baik, sebaliknya bila pemberi pesan itu menyampaikan pesan dengan baik namun penerima pesan tidak dapat menerima pesan dengan baik maka persepsi dapat berlainan.
b. Kesalahan penyerapan pesan, hal ini dapat terjadi bila dalam pembuatan pesan tidak dibuat dengan baik. Orang cenderung lebih mudah menerima pesan yang dibuat poin atau bernomor karena mudah diingat dari pada dengan kalimat-kalimat yang berderet panjang.
c. Perbedaan bahasa, hal ini dapat terjadi bila si pengirim pesan maupun penerima pesan memiliki bahasa yang berbeda sementara pesan disampaikan dengan bahasa si pengirim pesan. Kita dapat memakhlumi bagaimana ketangguhan bahasa sebagai alat komunikasi yang sangat penting bagi penggunanya, bagaimanapun juga orang yang dapat menguasai bahasa ibu dengan baik akan dapat memaknai pesan itu dengan baik pula.
d. Kurang perhatian, hal ini dapat terjadi bila kemasan pesan tidak menarik, penyampai pesan tidak secara bersungguh-sungguh penyampaikan pesan ataupun penerima pesan tidak berminat dengan pesan yang disampaikan atau penyampai pesan tersebut. Maksudnya kemasan pesan dapat dibuat menarik dengan pilihan kata yang tepat ataupun bila membutuhkan alat peraga hendaknya alat peraga itu benar-benar dapat menarik. Sedangkan penyampai pesan hendaknya juga dapat membaca situasi dimana akan terjadinya komunikasi yang dimaksud dengan harapan bisa menggunakan cara apa yang lebih tepat dalam penyampaian komunikasi tersebut, apakah harus dengan serius atau dengan guyon, apakah harus disampaikan sendiri atau harus minta tolong orang lain.
e. Perbedaan kondisi emosional. Pada suatu saat emosi dapat berubah, misalnya ada tekanan, yang terjadi orang menjadi cenderung takut dan bila ini terjadi maka persepsi atas pesan itu akan bisa lain karena orang akan takut melakukan ataupun melangkah, perasaan menjadi tidak nyaman untuk bekerja. Begitu pula bila penyampai pesan menyampaikan pesan dengan marah-marah maka pesan itu menjadi tidak jelas.
f. Perbedaan latar belakang pendidikan. Untuk perbedaan ini hampir di setiap perusahaan atau organisasi terjadi, seorang yang berpendidikan baik dan mempunyai pengalaman yang baik biasanya akan lebih mudah diajak berkomunikasi dan pada akhirnya bila mudah untuk diajak berkomunikasi maka ia akan dapat mengerjakan pekerjaan yang lebih banyak.
g. Perbedaan sosial budaya. Perbedaan ini akan lebih banyak bila perusahaan atau lembaga ini anggotanya terdiri dari berbagai lingkungan masyarakat yang majemuk misalnya dari berbagai jenis suku bangsa atau bahkan berasal dari kewarganegaraan yang berbeda-beda. Setiap lingkungan sosial budaya mempunyai aturan dan kesepakatan yang berbeda-beda, sebagai contoh orang-orang Jawa tidak mudah untuk mengatakan “tidak” bila berhadapan langsung dengan orang yang bersangkutan dalm konteks tidak setuju. Ketidak terus terangan ini akan menyulitkan pihak lain yang bukan berasal dari lingkungan Jawa untuk memaknai pesan yang disampaikan sehingga komunikasi akan mengalami hambatan dan tidak sesuai dengan yang diinginkan.
h. Organ tubuh yang mengalami kerusakan. Maksud dari pernyataan ini lebih kelihatan dalam konteks organ panca indera. Bila yang mengajak berkomunikasi mempunyai organ panca indera yang lengkap dan baik sementara yang diajak berkomunikasi organ panca inderanya kurang lengkap dan tidak baik atau sebaliknya maka komunikasi itu juga akan mengalami banyak hambatan dan pesan tidak akan tersampai dengan baik.
2. Hambatan Komunikasi Organisasi
Komunikasi organisasi yaitu komunikasi yang terjadi dalam lingkungan organisasi. Hal-hal yang menyebabkan komunikasi dalam organisasi tidak efektif yaitu:
a. Kelebihan informasi yang disampaikan, sebaiknya dalam menyampaikan informasi ditata dengan baik dan bila menghendaki lebih dari satu informasi dapat menggunakan poin-poin atau dibuat bernomor karena dengan dibuatnya seperti ini akan memudahkan dalam mengingat. Dan, tidak semua informasi harus disampaikan, kita dapat memilih mana yang harus disampaikan dan mana yang tidak mesti disampaikan.
b. Tingkat kerumitan pesan, penataan atau sistematisasi pesan dapat dibuat supaya mudah dipahami. Dan, sebaiknya pesan dibuat sederhana formatnya. Untuk pesan yang berupa proses sebaiknya ditulis urutannya dari awal sampai akhir atau dari yang utama sampai kepada yang kurang utama.
c. Perbedaan status, adanya hal ini akan seringkali mengakibatkan terhambatnya komunikasi maka sebaiknya kita selalu dapat membawakan diri; ‘dimana bumi dipijak di situ langit dijunjung’ yang berarti bahwa jika di suatu lingkungan orang-orang tua maka kita hendaknya menyesuaikan kebiasaan orang-orang tua di situ atau jika sedang berbicara dengan karyawan yang bergolongan lebih rendah hendaknya kita juga merendah. Dengan cara ini orang-orang yang kita ajak berkomunikasi akan hormat dan menghargai kita.
d. Kurang kepercayaan, dalam hal ini bila si penyampai informasi tidak dapat dipercaya maka informasi itu tidak akan tersampai dengan semestinya. Misalnya bisa seorang bawahan menyampaikan pesan perusahaan yang sangat penting yang sebenarnya hak menyampaikan pesan itu adalah pimpinan sendiri maka orang cenderung tidak percaya kepada si penyampai pesan itu.
e. Kesalahan pemilihan media, hal ini bisa terjadi bila kita tidak tahu pesan itu harus dikirimkan kemana dan kepada siapa. Jika kita masih ragu-ragu terhadap pesan itu sendiri sebaiknya pesan itu tidak perlu dikirimkan terlebih dahulu, menunggu sampai ada kejelasannya. Maksud dari pemilihan media ini sebenarnya adalah mepercepat proses komunikasi.
f. Iklim komunikasi tertutup, bila keadaan perusahaan atau organisasi membuat sistem komunikasi yang tertutup maka pelaku komunikasi akan banyak mengalami hambatan dalam berkomunikasi. Baik komunikan maupun komunikator tidak bisa menerima informasi dengan semestinya, ada hal-hal yang disembunyikan sehingga informasi yang disampaikan tidak akurat lagi, disamping itu kelancaran komunikasi tidak seperti yang diharapkan. Hal ini sangat fatal bila interpretasi atas informasi itu sangat berbeda atau bahkan berlawanan.
g. Halangan yang bersifat fisik, untuk hal ini sebaiknya sudah diantisipasi terlebih dahulu pada saat penerimaan pegawai. Jika hendak menerima pegawai yang mempunyai kekurangan fisik sebaiknya sudah ada solusi terlebih dahulu dalam hal komunikasi di antara mereka, dengan demikian proses komunikasi tidak terhambat.
h. Ruang. Dalam suatu organisasi atau perusahaan yang besar dimungkinkan mempunyai ruang yang banyak dan berjauhan antar satu ruang dengan ruang yang lainnya maka supaya diantisipasi sistem komunikasi yang efektif supaya di antara karyawan yang diharapkan saling berkaitan pekerjaannya supaya ada alat komunikasi atau sistem komunikasi yang efektif, misalnya disediakan pengeras suara, interkom, handy talky (HT), telpon, dll. Dengan sistem komunikasi yang lain supaya saling ketemu langsung bisa dilakukan dengan misalnya makan siang bersama di suatu ruangaan, apel pagi bersama, apel siang bersama, dll.
Semua hambatan di atas baik hambatan komunikasi antarpribadi maupun organisasi dapat diminimalkan dengan syarat setiap pelaku komunikasi menyadari bahwa komunikasi bisnis sangatlah penting dalam kehidupan mereka, jadi semua pelaku komunikasi akan mendapatkan manfaat dan keuntungan dari adanya komunikasi yang berlangsung.
Kata-kata Kunci:
- Komunikasi dalam Bisnis
- Profit
- Nonprofit
- Pusat kekuasaan
- Saluran Komunikasi
- Informatif
- Pengendali
- Persuasif
- Saluran Formal
- Saluran Informal
- Komunikasi Internal
- Komunikasi Eksternal
- Pesan Bisnis
- Krisis Komunikasi
- Hambatan Komunikasi
- Penyerapan Pesan
- Komunikasi Pribadi (Personal)
- Komunikasi Massa
- Media Komunikasi
- Iklim Komunikasi
- Komunikasi Tertutup
- Komunikasi Terbuka
Ringkasan:
Komunikasi dalam bisnis merupakan hal yang sangat penting yang harus diperhatikan oleh setiap pelaku bisnis. Komunikasi tersebut perlu dibedakan ke dalam dua hal, yaitu komunikasi internal dan eksternal dalam suatu perusahaan atau organisasi. Kecepatan komunikasi baik secara internal maupun eksternal akan mempengaruhi kemajuan perusahaan tersebut sebab semakin cepat memperoleh informasi melalui komunikasi yang cepat maka perusahaan itu akan semakin cepat dalam mengambil keputusan dan melaksanakan keputusan itu. Jadi profit atau laba itu pun segera dapat diperoleh.
Secara kuantitas banyak pesan yang keluar dan masuk dalam perusahaan mengingat aktivitas perusahaan harus berhubungan dengan banyak pelanggan maupun relasi-relasi yang mendukung aktivitas perusahaan. Dengan keadaan yang demikian maka seorang pelaku bisnis harus mampu mengelola semua pesan tersebut. Pengelolaan pesan tidak hanya yang bersifat informatif saja namun juga persuasif sebab semakin banyak orang yang dapat dipengaruhi dan orang-orang tersebut menyambut dengan positif maka semakin banyak keuntungan yang diperoleh perusahaan.
Pertanyaan:
1. Jelaskan yang dimaksud dengan komunikasi dalam bisnis!
2. Jelaskan yang dimaksud dengan organisasi profit dan nonprofit serta berilah contohnya dari masing-masing organisasi tersebut!
3. Jelaskan yang dimaksud dengan saluran formal dan nonformal dan berilah contoh-contohnya!
4. Sebutkan fungsi-fungsi komunikasi dalam suatu perusahaan serta jelaskan dari masing-masing fungsi tersebut!
5. Mengapa fungsi komunikasi yang bertujuan mempengaruhi orang lain dianggap penting oleh seorang pelaku bisnis?
6. Mengapa fungsi komunikasi yang bertujuan untuk mengendalikan dianggap penting oleh seorang pelaku bisnis?
7. Apa yang dimaksud dengan krisis komunikasi? Jelaskan bagaimana cara mengatasi hal tersebut!
8. Apa yang dimaksud dengan komunikasi internal dan komunikasi eksternal serta berilah contohnya?!
9. Apa yang dimaksud dengan komunikasi tertutup dan komunikasi terbuka dalam suatu perusahaan atau organisasi serta berilah contohnya?
10. Bagaimana cara menangani pesan-pesan rutin dalam suatu perusahaan?
